PHK Karyawan: Prosedur dan Hitungan Pesangon untuk HR Perusahaan

Jumat sore, manajer produksi masuk ke ruang HR membawa satu nama. "Orang ini sudah tidak bisa dipertahankan. Besok tolong keluarkan suratnya." Kalau Anda pegang HR, pertanyaan pertama bukan "formatnya bagaimana", tapi "dasarnya apa, dan sudah lewat tahap apa saja?"

PHK karyawan termasuk keputusan paling berisiko di urusan SDM. Salah prosedur sedikit, perusahaan bisa berakhir di mediasi Disnaker, bahkan Pengadilan Hubungan Industrial, dengan biaya waktu dan reputasi yang sering lebih besar dari pesangonnya. Artikel ini merangkum alur berpikir yang aman untuk HR, tanpa jargon berlebihan.

Catatan: tulisan ini edukasi umum, bukan nasihat hukum. Aturan ketenagakerjaan bisa bergeser lewat regulasi baru atau putusan Mahkamah Konstitusi atas pasal-pasal klaster ketenagakerjaan. Cek ulang ke Disnaker setempat atau konsultan hukum sebelum mengeksekusi kasus nyata.

Dasar hukum yang perlu Anda pegang

Untuk PHK di sektor swasta, rujukan utamanya:

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan beserta perubahannya lewat UU 6/2023 (Cipta Kerja).
• PP 35/2021 tentang PKWT, alih daya, waktu kerja dan waktu istirahat, serta PHK. Di sinilah daftar alasan PHK dan rumus hak diatur.
• UU 2/2004 tentang penyelesaian perselisihan hubungan industrial: bipartit, mediasi/konsiliasi/arbitrase, dan pengadilan.
• Perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB milik perusahaan Anda. Kalau isinya lebih menguntungkan karyawan dari aturan umum, ketentuan itulah yang dipakai. Belum punya peraturan perusahaan yang sah? Baca panduan penyusunan peraturan perusahaan.

Prinsip dasarnya: semua pihak diminta mengupayakan agar PHK tidak terjadi. Jadi bukti bahwa perusahaan sudah mencoba alternatif lain bukan formalitas. Itu bagian dari pembelaan Anda kalau kasusnya naik ke mediasi.

Alasan PHK: jangan pakai alasan "pokoknya"

PP 35/2021 memuat daftar alasan yang bisa dipakai. Garis besarnya:

• Efisiensi, baik karena perusahaan merugi maupun untuk mencegah kerugian.
• Perusahaan tutup karena rugi terus-menerus atau keadaan memaksa (force majeure).
• Pailit atau dalam proses PKPU.
• Penggabungan, peleburan, pengambilalihan, atau pemisahan perusahaan.
• Pelanggaran ketentuan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB, setelah didahului surat peringatan.
• Mengundurkan diri atas kemauan sendiri.
• Mangkir lima hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan tertulis yang sah, setelah dipanggil secara patut dan tertulis dua kali.
• Pensiun, meninggal dunia, atau sakit berkepanjangan/cacat akibat kecelakaan kerja yang membuat tidak bisa bekerja lebih dari 12 bulan.

"Kinerja jelek" tanpa catatan bukan alasan yang berdiri sendiri. Ia harus terhubung ke pelanggaran atau ketentuan yang terdokumentasi. Di sinilah arsip penilaian kinerja dan surat peringatan jadi bukti. Kalau dokumentasinya belum rapi, mulai dari manajemen kinerja tanpa drama dan alur SP1, SP2, SP3.

Larangan PHK yang sering terlewat

Pasal 153 UU Ketenagakerjaan (setelah perubahan) melarang PHK dengan alasan, antara lain:

• sakit menurut keterangan dokter, selama tidak melampaui 12 bulan terus-menerus;
• berhalangan karena memenuhi kewajiban negara;
• menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya;
• menikah, hamil, melahirkan, gugur kandungan, atau menyusui;
• mendirikan, menjadi anggota atau pengurus serikat pekerja, atau menjalankan kegiatan serikat sesuai aturan;
• mengadukan pengusaha kepada pihak berwajib atas dugaan tindak pidana kejahatan;
• perbedaan paham, agama, aliran politik, suku, warna kulit, golongan, jenis kelamin, kondisi fisik, atau status perkawinan;
• cacat tetap atau sakit akibat kecelakaan kerja yang jangka waktu penyembuhannya belum dapat dipastikan.

PHK dengan alasan tersebut batal demi hukum dan perusahaan wajib mempekerjakan kembali. Sebelum menandatangani apa pun, cek apakah karyawan sedang berada di salah satu kondisi ini, termasuk kondisi yang belum dilaporkan ke atasannya tapi tercatat di HR.

Tahapan PHK yang aman, urut dari awal

1. Kumpulkan dasar. Perjanjian kerja, peraturan perusahaan, catatan kinerja, SP, berita acara pemeriksaan, laporan kejadian, atau data keuangan kalau alasannya efisiensi.
2. Cek alternatif. Mutasi, pembinaan, pengurangan lembur, atau penyesuaian fasilitas manajemen. Catat opsi yang sudah dipertimbangkan dan kenapa tidak dipakai.
3. Pastikan karyawan tidak masuk kategori larangan.
4. Kirim pemberitahuan tertulis. Surat pemberitahuan PHK memuat maksud dan alasan PHK, disampaikan paling lambat 14 hari kerja sebelum PHK (7 hari kerja untuk karyawan dalam masa percobaan).
5. Beri ruang menolak. Karyawan yang menolak membuat surat penolakan beserta alasannya paling lama 7 hari kerja setelah menerima pemberitahuan.
6. Bipartit. Penolakan diselesaikan lewat perundingan bipartit. Langkahnya kami bahas di artikel perundingan bipartit.
7. Mediasi. Kalau bipartit gagal, salah satu pihak mencatatkan perselisihan ke dinas ketenagakerjaan.
8. Bayar hak sesuai kesepakatan atau putusan.
9. Tutup administrasi. Surat keterangan kerja (paklaring), pengembalian aset, penutupan akses sistem, pelaporan ke BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.

Bagian kecil yang sering dilupakan: siapa yang menyampaikan kabar, di ruang mana, dan apa yang terjadi lima menit setelahnya. Siapkan percakapan privat bersama atasan langsung, bawa dokumen yang jelas, dan sediakan waktu untuk pertanyaan. Martabat karyawan yang keluar ikut dinilai oleh karyawan yang tinggal.

Komponen hak yang harus dihitung

Ada tiga kelompok besar:

• Uang pesangon (UP)
• Uang penghargaan masa kerja (UPMK)
• Uang penggantian hak (UPH)

Uang pesangon (ketentuan dasar Pasal 40 PP 35/2021)

UPMK (ketentuan dasar)

Alasan menentukan pengali

Tabel di atas baru angka dasar. Pengalinya bergantung alasan PHK. Beberapa contoh dari PP 35/2021:

• Efisiensi karena rugi atau untuk mencegah rugi: pesangon 0,5 kali, UPMK 1 kali, plus UPH.
• Pelanggaran peraturan setelah SP: pesangon 0,5 kali, UPMK 1 kali, plus UPH.
• Mengundurkan diri atau mangkir: tidak ada pesangon dan UPMK; yang diterima UPH dan uang pisah sesuai perjanjian kerja/peraturan perusahaan.

Jadi urutannya selalu: tentukan alasan hukum dulu, baru pilih rumus. Jangan memilih alasan karena rumusnya paling murah. Mediator akan melihat bukti, bukan judul surat.

UPH dan upah dasar

UPH meliputi cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya pulang ke tempat asal bagi karyawan dan keluarganya bila relevan, serta hal lain yang ditetapkan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Soal sisa cuti, lihat aturan cuti tahunan karyawan.

Upah dasar hitungan adalah upah pokok ditambah tunjangan tetap. Tunjangan tidak tetap, seperti uang makan yang dibayar per kehadiran, umumnya tidak masuk. Pastikan juga upah itu tidak di bawah upah minimum kota/kabupaten yang berlaku.

Contoh hitungan sederhana

Rina, staf admin gudang, masa kerja 5 tahun 4 bulan, upah pokok plus tunjangan tetap Rp5.000.000. Alasan PHK: efisiensi untuk mencegah kerugian.

• Pesangon: 6 bulan x 0,5 = 3 bulan = Rp15.000.000
• UPMK: kelompok 3 s.d. <6 tahun = 2 bulan x 1 = Rp10.000.000
• UPH: sisa cuti 4 hari dihitung dari upah harian, ditambah komponen lain bila diatur perjanjian

Total di luar UPH: Rp25.000.000. Ini ilustrasi untuk memahami logika, bukan patokan. Cocokkan dengan pasal yang relevan dan perjanjian internal sebelum membayar, terutama soal pajak penghasilan atas pesangon yang dipotong sesuai ketentuan perpajakan.

Kesalahan yang paling sering terjadi

• PHK lisan di depan tim. Tidak memenuhi syarat pemberitahuan tertulis dan merusak suasana kerja yang tersisa.
• Menyodorkan surat pengunduran diri untuk ditandatangani. Resign harus atas kemauan sendiri. Kalau terbukti ditekan, statusnya bisa dipersoalkan dan hitungan haknya berubah.
• Menahan ijazah atau paklaring sebagai alat tekan.
• Merumahkan tanpa kejelasan supaya karyawan menyerah dan mundur sendiri.
• Lupa urusan BPJS. Pastikan iuran lunas sampai bulan terakhir; karyawan butuh itu untuk mengurus JHT dan, bila memenuhi syarat, Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP).
• Tidak belajar dari kasus. Wawancara perpisahan membantu perusahaan melihat pola masalah. Lihat panduan exit interview.

Peran HR: penjaga proses, bukan tukang cetak surat

HR yang baik menahan keputusan yang bolong buktinya, memeriksa larangan, menyiapkan hitungan yang bisa dipertanggungjawabkan, dan memastikan percakapan berlangsung manusiawi. Kemampuan seperti ini, terutama di area hubungan industrial dan regulasi ketenagakerjaan, termasuk yang diukur dalam skema kompetensi HR. Praktisi yang ingin memvalidasinya bisa melihat sertifikasi human capital BNSP dari Rindu Tenang Indonesia.

Checklist sebelum menandatangani surat PHK

• [ ] Alasan hukum jelas dan dokumennya lengkap
• [ ] Sudah dicek terhadap daftar larangan PHK
• [ ] Alternatif selain PHK sudah dipertimbangkan dan dicatat
• [ ] Hitungan UP, UPMK, UPH diperiksa dua orang
• [ ] Upah dasar sesuai struktur upah dan di atas upah minimum
• [ ] Surat pemberitahuan tertulis dengan tenggat sesuai aturan
• [ ] Rencana percakapan privat bersama atasan langsung
• [ ] Jadwal pembayaran hak dan penutupan administrasi (BPJS, paklaring, aset, akses sistem)

Penutup

PHK yang rapi tidak membuat prosesnya menyenangkan, tapi mengurangi risiko sengketa dan menjaga nama perusahaan sebagai pemberi kerja. Kuncinya ada di dokumentasi harian yang disiplin, bukan kepanikan di hari Jumat sore. Kalau tim HR Anda butuh penguatan kompetensi, atau perusahaan butuh mitra pelatihan SDM dan K3 di Medan dan Sumatera Utara, kunjungi rindutenangindonesia.id.