Seorang karyawan mengirim surat keberatan karena upah lemburnya dianggap kurang dihitung. Atasannya menjawab lewat grup WhatsApp, HRD baru tahu seminggu kemudian, dan sekarang karyawan itu bilang akan lapor ke dinas tenaga kerja. Situasi seperti ini sering muncul di perusahaan kecil sampai menengah di Medan, dan biasanya bukan karena niat buruk. Prosesnya saja yang tidak jelas.
Padahal ada jalur yang sudah diatur undang-undang, dan jalur itu dimulai dari satu tahap: perundingan bipartit. Tulisan ini membahas apa itu bipartit, kapan wajib dilakukan, bagaimana HR menjalankannya, dan apa yang harus tertulis supaya hasilnya punya kekuatan.
Dasar hukum yang dipakai di sini adalah Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial. Teksnya bisa dibaca di JDIH BPK dan JDIH Kemnaker. Untuk kasus nyata dengan nilai besar, tetap konsultasikan ke pihak yang berwenang, misalnya dinas ketenagakerjaan setempat atau penasihat hukum.
Apa Itu Perundingan Bipartit
Bipartit artinya dua pihak. Dalam konteks ini, perundingan antara pekerja atau serikat pekerja dengan pengusaha untuk menyelesaikan perselisihan hubungan industrial. Tidak ada mediator, tidak ada pihak ketiga. Yang duduk hanya pihak yang berselisih.
Pasal 3 ayat (1) UU 2/2004 menyebut perselisihan hubungan industrial wajib diupayakan penyelesaiannya lebih dulu lewat perundingan bipartit secara musyawarah untuk mencapai mufakat. Kata "wajib" penting. Perusahaan atau pekerja yang langsung melompat ke tahap berikutnya tanpa bukti sudah berunding akan tersandung di administrasi, karena pencatatan perselisihan ke instansi ketenagakerjaan harus melampirkan bukti bahwa bipartit sudah dicoba.
Jenis Perselisihan yang Masuk Jalur Ini
UU yang sama mengenal empat jenis perselisihan hubungan industrial:
- perselisihan hak, yaitu ada hak yang dilanggar karena perbedaan penafsiran aturan, perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama;
- perselisihan kepentingan, yaitu beda pendapat soal pembuatan atau perubahan syarat kerja;
- perselisihan pemutusan hubungan kerja (PHK);
- perselisihan antar serikat pekerja dalam satu perusahaan.
Contoh di lapangan: selisih hitungan upah lembur, tunjangan yang berhenti dibayar, cuti yang tidak diberikan, atau perbedaan pendapat soal alasan dan hak setelah PHK. Keluhan kecil seperti jadwal shift yang tidak enak belum tentu perselisihan formal, tetapi kalau dibiarkan bisa berkembang ke sana.
Batas Waktu 30 Hari Kerja
Pasal 3 ayat (2) menetapkan penyelesaian lewat bipartit harus selesai paling lama 30 hari kerja sejak perundingan dimulai. Perhatikan: hitungannya hari kerja, dan titik awalnya tanggal dimulainya perundingan, bukan tanggal surat keberatan diterima.
Ayat (3) menjelaskan apa yang terjadi bila batas itu lewat. Kalau salah satu pihak menolak berunding, atau sudah berunding tetapi tidak sepakat, perundingan bipartit dianggap gagal. Setelah itu salah satu atau kedua pihak dapat mencatatkan perselisihan ke instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan setempat, dengan melampirkan bukti upaya bipartit.
Artinya, tanggal mulai perundingan harus tercatat. Tanpa tanggal yang jelas, kedua pihak bisa berdebat soal apakah 30 hari sudah lewat atau belum.
Alur Praktis untuk HR
Undang-undang mengatur batas waktu dan isi risalah, tetapi tidak merinci teknis rapat. Berikut urutan kerja yang masuk akal bagi HR, dengan catatan bahwa ini praktik yang disarankan, bukan bunyi pasal.
1. Terima dan catat keberatan secara tertulis
Minta keberatan diajukan tertulis, atau tuliskan sendiri lalu minta konfirmasi karyawan. Isinya cukup: siapa, soal apa, sejak kapan, dan apa yang diminta. Keberatan lisan di koridor kantor sulit dirujuk belakangan.
2. Kumpulkan dokumen sebelum rapat
Siapkan perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, slip upah, catatan absensi, dan korespondensi terkait. Kalau masalahnya soal lembur, siapkan data jam kerja dan dasar perhitungannya. Kalau Anda masih menyusun aturan internal, baca juga panduan penyusunan peraturan perusahaan agar rujukan dokumennya jelas.
3. Tentukan wakil perusahaan
Pilih orang yang punya wewenang mengambil keputusan, bukan sekadar mencatat. Kalau wakil perusahaan selalu menjawab "nanti saya tanyakan atasan", perundingan buang waktu dan hari kerja terus berjalan.
4. Kirim undangan perundingan
Undangan tertulis memuat tanggal, jam, tempat, dan pokok yang dibahas. Simpan bukti pengiriman. Tanggal pertemuan pertama inilah yang menjadi awal hitungan 30 hari kerja.
5. Jalankan rapat dengan agenda
Beri kedua pihak giliran menyampaikan pandangan tanpa dipotong. Pisahkan fakta dari tafsiran: apa yang tertulis di perjanjian, apa yang dibayar, apa yang diklaim. Cari titik temu yang realistis, lalu catat opsi yang ditawarkan masing-masing pihak.
6. Buat risalah dan tandatangani
Ini bagian yang paling sering diabaikan, dan paling menentukan. Detailnya ada di bagian berikut.
Isi Risalah Perundingan
Pasal 6 mewajibkan setiap perundingan bipartit dibuatkan risalah yang ditandatangani para pihak. Pasal 6 ayat (2) menyebut isi minimalnya:
- nama lengkap dan alamat para pihak;
- tanggal dan tempat perundingan;
- pokok masalah atau alasan perselisihan;
- pendapat para pihak;
- kesimpulan atau hasil perundingan;
- tanggal serta tanda tangan para pihak.
Perhatikan bahwa aturan ini berlaku untuk setiap perundingan, bukan hanya pertemuan terakhir. Kalau bipartit berlangsung tiga kali pertemuan, risalahnya tiga.
Tips menulis risalah yang tidak mudah dipersoalkan:
- Tulis pendapat masing-masing pihak dengan bahasa netral. Jangan menyisipkan penilaian HR.
- Kalau ada pihak yang menolak menandatangani, catat alasannya dan tanggalnya di risalah, lalu simpan salinannya.
- Bagikan salinan ke kedua pihak pada hari yang sama.
- Jangan mengisi kesimpulan dengan kalimat yang belum disepakati. Lebih baik tulis "belum tercapai kesepakatan" daripada menebak.
Kalau Sepakat: Perjanjian Bersama
Pasal 7 mengatur bahwa bila bipartit mencapai kesepakatan, dibuat Perjanjian Bersama yang ditandatangani para pihak. Perjanjian Bersama itu mengikat, menjadi hukum bagi para pihak, dan wajib dilaksanakan. Pasal yang sama menyebut Perjanjian Bersama wajib didaftarkan oleh para pihak ke Pengadilan Hubungan Industrial pada Pengadilan Negeri di wilayah tempat perjanjian dibuat. Bila salah satu pihak tidak menjalankannya, pihak yang dirugikan dapat memohon eksekusi lewat pengadilan tersebut.
Dua hal praktis dari sini. Pertama, jangan menganggap kesepakatan lisan atau chat sudah cukup. Kedua, isi Perjanjian Bersama harus bisa dilaksanakan: nominal, tanggal bayar, dan cara pembayaran ditulis jelas. Janji yang kabur hanya memindahkan perselisihan ke bulan berikutnya.
Kalau Gagal: Apa Selanjutnya
Bipartit dianggap gagal kalau ada pihak menolak berunding atau 30 hari kerja berlalu tanpa kesepakatan. Langkah berikutnya, menurut UU 2/2004, adalah mencatatkan perselisihan ke instansi ketenagakerjaan setempat dengan melampirkan bukti bipartit. Dari situ, perselisihan kepentingan, PHK, dan antar serikat pekerja dapat diselesaikan lewat konsiliasi atas kesepakatan kedua pihak, sedangkan arbitrase hanya untuk perselisihan kepentingan dan antar serikat pekerja. Bila tidak ada kesepakatan memakai konsiliasi atau arbitrase, jalurnya mediasi. Perselisihan hak langsung melalui mediasi. Jika mediasi atau konsiliasi tidak menghasilkan kesepakatan, salah satu pihak dapat menggugat ke Pengadilan Hubungan Industrial.
Karena itu, berkas bipartit yang rapi bukan formalitas. Berkas itulah yang dibawa ke tahap berikutnya. Perusahaan yang punya risalah lengkap, dokumen pendukung, dan bukti undangan akan jauh lebih siap dibanding perusahaan yang hanya bisa berkata "kami sudah bicara baik-baik".
Kesalahan yang Sering Terjadi di Perusahaan
- Menyelesaikan lewat obrolan informal lalu tidak ada catatan. Saat konflik muncul lagi, tidak ada bukti apa yang pernah disepakati.
- Mengirim wakil yang tidak berwenang memutuskan.
- Langsung mengancam PHK atau melapor sebagai respons pertama. Itu menutup ruang musyawarah.
- Risalah hanya ditandatangani satu pihak atau tidak dibagikan salinannya.
- Menunda undangan sampai karyawan merasa diabaikan, padahal waktu yang terbuang sering memperburuk suasana.
- Menafsirkan aturan hanya dari sisi perusahaan tanpa membaca ulang perjanjian kerja.
Pencegahan Lebih Murah daripada Perundingan
Sebagian besar perselisihan hak berawal dari aturan internal yang ambigu atau kebijakan yang tidak dikomunikasikan. Beberapa kebiasaan yang membantu: jadwalkan one-on-one atasan dan karyawan secara rutin supaya keluhan kecil sampai ke HR lebih awal, pastikan perhitungan lembur transparan, dan jelaskan isi peraturan perusahaan saat karyawan baru masuk.
Kalau perusahaan Anda ingin tim HR lebih siap menangani hal seperti ini, kompetensi hubungan industrial termasuk bagian yang dinilai dalam jalur sertifikasi HR. Detail skema dan syaratnya bisa dilihat di halaman sertifikasi HR BNSP di rindutenangindonesia.id, dan Anda bisa menanyakan kesesuaian level dengan posisi di perusahaan.
Ringkasan Cepat untuk Meja HR
- Bipartit wajib ditempuh lebih dulu (UU 2/2004 Pasal 3 ayat 1).
- Batasnya 30 hari kerja sejak perundingan dimulai.
- Setiap perundingan punya risalah tertulis yang ditandatangani para pihak.
- Kesepakatan dituangkan dalam Perjanjian Bersama dan didaftarkan ke Pengadilan Hubungan Industrial.
- Bila gagal, catat perselisihan ke instansi ketenagakerjaan setempat sambil membawa bukti bipartit.
Mulai dari hal paling kecil: buat templat undangan dan templat risalah sekarang, sebelum perselisihan pertama datang. Dua dokumen itu sudah menutup sebagian besar celah yang biasanya merugikan perusahaan.
