Panduan Penyusunan Peraturan Perusahaan (PP) dan Pengesahan Disnaker untuk HR Medan

Gambar: Penyusunan Peraturan Perusahaan (PP) yang selaras dengan regulasi ketenagakerjaan menjadi pilar fundamental stabilitas hubungan industrial dan kepatuhan hukum operasional bisnis.

Bagi para praktisi Human Resources (HR) dan pengelola bisnis di Kota Medan, Deli Serdang, maupun koridor industri Kawasan Industri Medan (KIM), mengelola puluhan hingga ratusan tenaga kerja tanpa pedoman hukum yang tegas ibarat mengemudikan kapal di tengah badai tanpa kompas. Gesekan harian soal keterlambatan masuk kantor, target lembur, ketidakcocokan tunjangan, hingga sanksi indisipliner sering kali berujung runyam hanya karena perusahaan tidak memiliki dokumen regulasi internal yang berkekuatan hukum tetap.

Di ranah hukum ketenagakerjaan Indonesia, Peraturan Perusahaan (PP) bukan sekadar formalitas buku saku yang dibagikan saat orientasi karyawan baru. PP adalah dokumen hukum otonom yang mengikat pengusaha dan pekerja secara timbal balik, sekaligus instrumen perlindungan manajemen saat menghadapi perselisihan hubungan industrial di Dinas Ketenagakerjaan (Disnaker) hingga Pengadilan Hubungan Industrial (PHI).

Bagaimana sebenarnya aturan main penyusunan Peraturan Perusahaan? Kapan perusahaan diwajibkan membuatnya, apa saja pasal krusial yang tidak boleh dilewatkan, serta bagaimana alur birokrasi pengesahannya di kantor Disnaker wilayah Medan dan Sumatera Utara? Simak panduan komprehensif berikut.

Kapan Perusahaan Wajib Memiliki Peraturan Perusahaan (PP)?

Berdasarkan ketentuan Pasal 108 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang telah disesuaikan melalui regulasi turunan klaster ketenagakerjaan, batasan kewajiban pembuatan PP sangat jelas:

"Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) orang wajib membuat peraturan perusahaan yang mulai berlaku setelah disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk."

Artinya, jika tempat usaha Anda di Medan—baik itu pabrik manufaktur di KIM, kantor agensi periklanan di Petisah, klinik kesehatan swasta di Medan Baru, maupun distributor logistik di Amplas—sudah memiliki 10 orang karyawan atau lebih, pembuatan PP adalah kewajiban hukum mutlak (statutory obligation).

Pengecualian Kewajiban PP

Kewajiban memiliki Peraturan Perusahaan gugur apabila di perusahaan Anda telah berlaku Perjanjian Kerja Bersama (PKB). PKB adalah pedoman kerja yang dirumuskan melalui perundingan formal antara manajemen pengusaha dengan Serikat Pekerja/Serikat Buruh yang telah tercatat resmi di Disnaker.

Jika belum ada serikat pekerja berbadan hukum yang mewakili mayoritas pekerja, maka instrumen hukum yang wajib digunakan manajemen adalah Peraturan Perusahaan (PP).

Perbedaan Mendasar: Peraturan Perusahaan (PP) vs Perjanjian Kerja Bersama (PKB)

Sering kali manajemen pemilik usaha menengah bingung membedakan antara PP dan PKB. Memahami distingsi ini sangat penting bagi tim Human Capital saat mempersiapkan audit kepatuhan atau mengikuti sertifikasi HR BNSP:

Bagi perusahaan swasta berkembang di Medan, menyusun PP adalah langkah fondasional pertama sebelum organisasi tumbuh matang dan membentuk serikat pekerja.

Anatomi dan Sistematika Isi Peraturan Perusahaan yang Sah

Berdasarkan Permenaker Nomor 28 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pengesahan Peraturan Perusahaan Serta Pembuatan dan Pendaftaran Perjanjian Kerja Bersama, naskah PP tidak boleh disusun asal-asalan. Isi peraturan perusahaan tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan nilai hak normatifnya tidak boleh lebih rendah dari undang-undang dasar perburuhan.

Secara struktural, draf Peraturan Perusahaan standar memuat bab-bab vital berikut:

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│              STRUKTUR DOKUMEN PERATURAN PERUSAHAAN       │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. KETENTUAN UMUM       : Definisi, istilah, ruang lingkup│
│ 2. HUBUNGAN KERJA       : Rekrutmen, masa percobaan, PKWT│
│ 3. HARI & WAKTU KERJA   : Shift, jam kerja, lembur, istirahat│
│ 4. PENGUPAHAN & JAMINAN : Gaji, THR, BPJS Kesehatan & TK  │
│ 5. HAK CUTI & IZIN      : Cuti tahunan, melahirkan, haid │
│ 6. TATA TERTIB & SANKSI : Surat Peringatan (SP 1, 2, 3)  │
│ 7. KESELAMATAN KERJA    : Kepatuhan K3 & Tanggap Darurat │
│ 8. PEMUTUSAN HUBUNGAN   : Alur resign, pensiun, kompensasi│
│ 9. KETENTUAN PENUTUP    : Masa berlaku dan sosialisasi   │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘

1. Ketentuan Hubungan Kerja dan Status Karyawan

Menjelaskan secara eksplisit klasifikasi pekerja di perusahaan Anda:

• Syarat penerimaan karyawan dan masa percobaan (probation) maksimal 3 bulan untuk pekerja tetap (PKWTT). Ingat, dilarang menetapkan probation bagi pekerja kontrak waktu tertentu (PKWT).
• Ketentuan promosi, rotasi, demosi, serta mutasi antar-cabang atau unit kerja di Sumatera Utara.

2. Hari Kerja, Jam Kerja, dan Lembur

Mengatur jadwal operasional kerja sesuai regulasi Pasal 77 UU Ketenagakerjaan:

• Skema 7 jam sehari dan 40 jam seminggu (untuk 6 hari kerja), atau
• Skema 8 jam sehari dan 40 jam seminggu (untuk 5 hari kerja).
• Ketentuan kerja gilir (shift work) untuk industri manufaktur, hotel, rumah sakit, atau ritel, lengkap dengan pengaturan surat perintah lembur (SPL) resmi.

3. Pengupahan dan Jaminan Sosial

Pasal pengupahan harus merujuk pada ketentuan Upah Minimum Kota (UMK) Medan atau Deli Serdang yang berlaku di tahun berjalan, serta penegasan bahwa perusahaan menerapkan kebijakan struktur dan skala upah. Wajib mencantumkan komitmen kepesertaan jaminan sosial ketenagakerjaan (BPJS Ketenagakerjaan: JKK, JKM, JHT, JP, JKP) dan BPJS Kesehatan.

4. Tata Tertib, Pelanggaran, dan Skema Surat Peringatan (SP)

Bab ini merupakan "benteng pertahanan" utama manajer HR. Ketiadaan aturan sanksi yang rinci akan menyulitkan perusahaan saat ingin memberhentikan karyawan bermasalah. Atur secara detail:

• Pelanggaran Ringan (SP I): Keterlambatan tanpa kabar, lalai mengisi absensi digital, meninggalkan pos kerja sebelum waktu istirahat.
• Pelanggaran Sedang (SP II): Mengulangi pelanggaran setelah diberi SP I, menolak instruksi kerja atasan yang wajar, lalai mematuhi standar higienitas kerja.
• Pelanggaran Berat (SP III / Pemutusan Langsung): Melakukan tindak pidana di tempat kerja, memalsukan kuitansi/dokumen keuangan, mabuk/mengonsumsi narkoba, membocorkan rahasia dagang perusahaan, atau sabotase inventaris kantor.
• Masa berlaku masing-masing Surat Peringatan (maksimal 6 bulan sesuai undang-undang).

5. Komitmen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

PP wajib memuat pasal yang mewajibkan karyawan mematuhi instruksi K3, menggunakan Alat Pelindung Diri (APD) yang disediakan, serta segera melapor jika terjadi potensi bahaya atau kecelakaan kerja. Mengintegrasikan budaya keselamatan kerja melalui pedoman internal ini selaras dengan pendampingan layanan pelatihan K3 Medan dari Rindu Tenang Indonesia, di mana kepatuhan regulasi teknis K3 harus didukung oleh disiplin administrasi HR.

5 Tahapan Praktis Menyusun Peraturan Perusahaan hingga Disahkan Disnaker

Bagaimana langkah konkret dari nol hingga buku saku PP bertempelkan tanda tangan resmi Kepala Dinas Tenaga Kerja? Ikuti 5 tahapan sistematis berikut:

[ TAHAP 1: DRAFTING ] 
       │
       ▼
[ TAHAP 2: KONSULTASI WAKIL PEKERJA ] (Maksimal 14 Hari Kalender)
       │
       ▼
[ TAHAP 3: FINALISASI & PENGAJUAN ] (Online SIAPkerja / Offline Disnaker)
       │
       ▼
[ TAHAP 4: VERIFIKASI & PENGESAHAN ] (Koreksi / Terbit SK Pengesahan)
       │
       ▼
[ TAHAP 5: SOSIALISASI KEPADA SELURUH PEKERJA ]

Tahap 1: Pembentukan Tim Perumus & Penyusunan Draf

Manajemen HR membentuk tim kecil penyusun PP. Kumpulkan seluruh data operasional, memo internal yang sudah berjalan, catatan kasus sengketa karyawan masa lalu, serta aturan terbaru ketenagakerjaan (UU Cipta Kerja, PP 35/2021, PP 36/2021 jo PP 51/2023). Pastikan tidak ada satu pun pasal yang mengurangi hak normatif minimum pekerja yang sudah dijamin undang-undang.

Tahap 2: Pemberian Saran dan Pertimbangan oleh Wakil Pekerja

Inilah tahapan yang kerap menjadi batu sandungan bagi HR pemula. Regulasi mewajibkan pengusaha memberikan naskah draf PP kepada wakil pekerja/buruh untuk dimintai saran dan pertimbangan tertulis.

• Siapa Wakil Pekerja? Wakil pekerja dipilih secara demokratis oleh seluruh karyawan di perusahaan. Jika di perusahaan sudah ada serikat pekerja minoritas, pengurus serikat otomatis menjadi wakil.
• Batas Waktu Masukan: Wakil pekerja diberikan waktu maksimal 14 (empat belas) hari kerja sejak draf diterima untuk menyampaikan masukan tertulis.
• Sifat Masukan: Saran dan pertimbangan bersifat konsultatif, bukan persetujuan mutlak. Artinya, jika wakil pekerja tidak memberikan masukan hingga lewat 14 hari, atau jika ada masukan yang tidak diakomodasi oleh manajemen, pengusaha tetap berhak melanjutkan draf tersebut untuk diajukan ke Disnaker, dengan melampirkan berita acara penyerahan draf dan notulen pembahasan.

Tahap 3: Pengajuan Permohonan Pengesahan ke Disnaker

Pengajuan pengesahan PP ditujukan kepada:

1. Kepala Dinas Ketenagakerjaan Kota Medan / Kabupaten Deli Serdang: Jika lokasi kantor dan operasional pekerja berada dalam 1 (satu) wilayah kabupaten/kota.
2. Kepala Dinas Ketenagakerjaan Provinsi Sumatera Utara: Jika perusahaan memiliki beberapa cabang operasional yang melintasi lebih dari 1 kabupaten/kota di Sumut.
3. Direktur Jenderal PHI & Jamsostek Kemnaker RI: Jika unit kerja perusahaan beroperasi di lebih dari satu provinsi di Indonesia.

Saat ini pengajuan dapat dilakukan secara daring melalui portal layanan ketenagakerjaan Kemnaker RI (SIAPkerja atau portal lokal Disnaker Medan) maupun verifikasi berkas fisik ke kantor dinas terkait.

Dokumen Persyaratan Pengesahan PP:

1. Surat permohonan pengesahan resmi bermeterai ditandatangani pimpinan perusahaan.
2. Naskah rancangan Peraturan Perusahaan rangkap 3 (tiga).
3. Bukti telah dimintakan saran dan pertimbangan dari wakil pekerja (Surat Tanda Terima penyerahan draf dan Lembar Masukan/Notulen rapat).
4. Surat pernyataan bahwa di perusahaan belum terbentuk serikat pekerja, atau surat pernyataan dari serikat pekerja bahwa serikat belum memenuhi syarat untuk merundingkan PKB.
5. Fotokopi Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan (WLKP) yang masih berlaku.
6. Fotokopi bukti kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan beserta bukti pembayaran iuran bulan terakhir.
7. Struktur organisasi perusahaan dan daftar nama serta jumlah tenaga kerja (WNI dan TKA jika ada).

Tahap 4: Verifikasi, Koreksi, dan Terbitnya SK Pengesahan

Pejabat pengawas ketenagakerjaan akan memeriksa naskah draf PP Anda selama maksimal 7 hingga 14 hari kerja:

• Jika terdapat klausul yang dinilai melanggar hukum (misalnya: memotong upah tanpa batas maksimal, melarang karyawan menikah dengan rekan sekantor, atau tidak membayar hak cuti tahunan), Disnaker akan menerbitkan surat catatan koreksi.
• HR wajib memperbaiki draf dalam tempo 14 hari kerja dan menyerahkan draf perbaikan.
• Setelah seluruh pasal dinyatakan clean & compliant, Kepala Dinas akan menerbitkan Surat Keputusan (SK) Pengesahan Peraturan Perusahaan dan membubuhkan cap legalisasi pada naskah PP asli.

Tahap 5: Sosialisasi dan Pendistribusian Dokumen

Setelah disahkan, pengusaha berkewajiban mencetak dan membagikan naskah PP kepada seluruh pekerja atau menempelkannya di papan pengumuman yang mudah diakses karyawan. Buatlah tanda terima penyerahan buku PP yang ditandatangani oleh setiap karyawan sebagai bukti sah bahwa seluruh personel telah membaca, memahami, dan menyetujui tata tertib perusahaan.

4 Kesalahan Fatal HR dalam Menyusun Peraturan Perusahaan

Banyak tim personalia terjebak pada format copy-paste draf PP milik perusahaan lain dari internet. Hal ini sangat berbahaya karena karakteristik industri dan struktur risiko setiap bisnis berbeda. Berikut adalah kekeliruan fatal yang wajib dihindari:

1. Menetapkan Sanksi Demosi atau Potong Gaji Semena-mena

Pasal pengupahan dilindungi ketat oleh PP 36/2021 dan PP 51/2023. Perusahaan tidak boleh memotong gaji pokok karyawan sebagai bentuk hukuman indisipliner di luar ketentuan yang dibenarkan undang-undang (seperti ganti rugi kerusakan barang milik perusahaan dengan batas pemotongan maksimal 50% dari total upah bulanan).

2. Mencantumkan Hak yang Lebih Rendah dari Undang-Undang

Ada perusahaan yang mencantumkan pasal: "Hak cuti tahunan gugur jika dalam tahun berjalan karyawan mengambil izin sakit." Pasal semacam ini batal demi hukum (null and void). Sekalipun karyawan menandatangani perjanjian kerja tersebut, pengadilan ketenagakerjaan akan mengabaikan pasal tersebut dan memenangkan gugatan pekerja.

3. Mengabaikan Klausul Pelecehan Seksual dan Diskriminasi

Sesuai Surat Edaran Menaker dan regulasi pencegahan kekerasan seksual di tempat kerja (Permenaker Nomor 88 Tahun 2023), draf PP modern wajib mencantumkan komitmen manajemen terhadap zero tolerance diskriminasi gender, perundungan (bullying), dan pelecehan seksual, serta tata cara pembentukan Tim Pencegahan dan Penanganan Kekerasan Seksual (TPKKS) di internal kantor.

4. Lalai Memperbarui PP yang Sudah Kedaluwarsa

Masa berlaku PP adalah tepat 2 (dua) tahun. Banyak perusahaan di Medan yang mengantongi SK Pengesahan tahun 2020 namun tidak pernah memperbaruinya hingga 2026. Ingat, jika PP kedaluwarsa dan belum ada PP baru yang disahkan, perusahaan rentan terkena sanksi administratif saat ada inspeksi pengawas ketenagakerjaan, serta posisi tawar manajemen menjadi sangat lemah dalam sengketa mediasi hubungan industrial.

Memperkuat Kompetensi Hubungan Industrial Tim HR Bersama Rindu Tenang Indonesia

Menyusun Peraturan Perusahaan, mengelola perundingan bipartit, menyusun perjanjian kerja PKWT/PKWTT, hingga mengurus pendaftaran perselisihan di Disnaker adalah kompetensi inti (core competencies) yang wajib dikuasai oleh setiap praktisi SDM profesional.

Di ranah industri yang kian kompetitif, manajemen tidak bisa hanya mengandalkan intuisi personalia konvensional. Dibutuhkan standar kompetensi kerja nasional yang terverifikasi resmi oleh Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).

Melalui ekosistem rindutenangindonesia.id, kami menyediakan program pembinaan dan uji kompetensi komprehensif bagi praktisi personalia di Medan dan Sumatera Utara:

1. Sertifikasi BNSP Human Capital: Mulai dari skema Human Capital Staff, Supervisor, hingga Manager. Program ini membekali peserta dengan unit kompetensi penyusunan dokumen hubungan industrial, manajemen kompensasi, evaluasi kinerja, hingga mitigasi risiko hukum ketenagakerjaan.
2. Konsultasi Legalitas & K3 Terpadu: Sinergi antara kepatuhan regulasi ketenagakerjaan dan standar keselamatan lingkungan kerja melalui pembinaan Ahli K3 Umum, K3 Konstruksi, dan K3 Pabrik Manufaktur.
3. Penguatan Hubungan Kerja Lewat Corporate Gathering: Menjaga keharmonisan hubungan antara manajemen dan karyawan bukan hanya soal pasal hukum, melainkan kedekatan emosional. Melalui layanan mitra strategis event planner dan outbound team building Medan, kami membantu mencairkan kebekuan komunikasi antar-lini, mempererat kekompakan kerja, dan membangun loyalitas tim yang solid.

Kesimpulan

Peraturan Perusahaan (PP) adalah instrumen perlindungan ganda bagi bisnis Anda: melindungi hak-hak normatif pekerja sekaligus membentengi aset dan kelangsungan usaha pengusaha dari ketidakpastian hukum. Menyiapkan draf PP yang matang, berkonsultasi secara sehat dengan perwakilan pekerja, dan mengesahkannya tepat waktu di Disnaker Medan mencerminkan kedewasaan tata kelola organisasi Anda.

Jangan tunggu perselisihan atau kecelakaan administratif meledak di meja Disnaker. Tinjau kembali status dokumen Peraturan Perusahaan Anda hari ini, tingkatkan kompetensi tim manajemen SDM Anda melalui sertifikasi profesi resmi, dan wujudkan ekosistem kerja yang aman, harmonis, serta produktif bersama rindutenangindonesia.id.