Panduan Regulasi PKWT dan Kompensasi Karyawan Kontrak PP 35/2021 untuk HR Medan

Pengelolaan karyawan kontrak atau Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) menjadi dinamika operasional harian yang sangat menyita perhatian praktisi personalia di Medan dan Sumatera Utara. Sektor manufaktur di Kawasan Industri Medan (KIM), logistik pergudangan Deli Serdang, hingga perkantoran bisnis di pusat Kota Medan sangat bergantung pada fleksibilitas tenaga kerja kontrak untuk merespons fluktuasi pasar.

Namun, fleksibilitas ini hadir bersama regulasi ketenagakerjaan yang ketat. Sejak berlakunya Undang-Undang Cipta Kerja Klaster Ketenagakerjaan beserta Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021, aturan main PKWT berubah secara signifikan. Kesalahan administratif sederhana, seperti salah menetapkan jenis pekerjaan yang boleh dikontrakkan atau lalai membayar uang kompensasi saat masa kontrak berakhir, berisiko besar mengubah status pekerja PKWT menjadi pekerja tetap (PKWTT) secara hukum demi undang-undang.

Bagi tim Human Resource (HR) dan praktisi Hubungan Industrial, memahami batasan teknis hukum, rumus perhitungan hak pekerja, dan tata cara pencatatan resmi ke dinas ketenagakerjaan setempat adalah keterampilan wajib. Artikel ini mengupas panduan komprehensif implementasi PKWT yang aman, adil, dan patuh regulasi.

Dasar Hukum PKWT Pasca UU Cipta Kerja

Regulasi pokok yang mengatur perjanjian kerja kontrak di Indonesia saat ini berakar pada:

1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang telah diubah sebagian pasalnya melalui Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 (UU Penetapan Perppu Cipta Kerja).
2. Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, serta Pemutusan Hubungan Kerja.

PP No. 35 Tahun 2021 membawa pembaruan mendasar mengenai batas jangka waktu maksimal kontrak, kewajiban pemberian uang kompensasi pengakhiran masa kontrak, serta sistem pencatatan kontrak secara daring (online) ke instansi ketenagakerjaan.

Kriteria Pekerjaan yang Boleh dan Dilarang untuk PKWT

Salah satu jebolan sengketa hubungan industrial paling umum di Disnaker Medan adalah penempatan pekerja PKWT pada jenis pekerjaan yang salah. Regulasi melarang keras penggunaan PKWT untuk pekerjaan yang bersifat tetap.

1. Pekerjaan yang Boleh Menggunakan PKWT

Sesuai Pasal 5 PP 35/2021, PKWT hanya dapat dibuat untuk pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu tertentu, yaitu:

• Pekerjaan yang selesai dalam waktu tertentu:
  • Pekerjaan yang sekali selesai atau yang sementara sifatnya.
  • Pekerjaan yang penyelesaiannya diperkirakan tidak terlalu lama, dengan batasan waktu paling lama 5 (lima) tahun.
• Pekerjaan yang bersifat musiman:
  • Pekerjaan yang pelaksanaannya tergantung pada musim, cuaca, atau kondisi tertentu yang hanya dapat dilakukan pada musim tertentu.
  • Pekerjaan tambahan untuk memenuhi pesanan mendadak atau target penjualan musiman tertentu.
• Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru:
  • Pekerjaan yang berkaitan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam tahap percobaan atau penjajakan (maksimal 5 tahun).
• Pekerjaan harian lepas: Pekerjaan yang volume atau waktunya berubah-ubah dan upah didasarkan atas kehadiran (kurang dari 21 hari kerja dalam sebulan).

2. Pekerjaan yang Dilarang untuk PKWT

PKWT tidak dapat diadakan untuk pekerjaan yang bersifat tetap, rutin, terus-menerus, tidak terputus-putus, serta merupakan bagian langsung dari proses produksi utama suatu perusahaan. Jika pekerjaan tersebut terus berjalan sepanjang tahun tanpa terpengaruh pesanan musiman atau proyek sementara, posisi tersebut harus diisi oleh tenaga kerja berstatus PKWTT (pekerja tetap).

Pelanggaran terhadap ketentuan objek pekerjaan ini berakibat fatal: status hubungan kerja pekerja kontrak secara hukum otomatis berubah menjadi pekerja tetap sejak tanggal perjanjian ditandatangani.

Batas Waktu PKWT: Aturan Maksimal 5 Tahun

Salah satu perubahan paling signifikan dalam PP 35/2021 dibandingkan Kepmenakertrans No. 100/2004 terdahulu adalah batas durasi PKWT.

Sebelumnya, masa kontrak awal dibatasi maksimal 2 tahun dengan perpanjangan 1 tahun. Kini, Pasal 8 PP 35/2021 menetapkan bahwa PKWT berdasarkan jangka waktu dapat dibuat untuk jangka waktu paling lama 5 (lima) tahun.

Aturan perpanjangannya fleksibel, dengan ketentuan:

• PKWT dapat dibuat untuk jangka waktu tertentu (misal 1 tahun atau 2 tahun).
• Jika pekerjaan belum selesai, PKWT dapat diperpanjang beberapa kali, asalkan akumulasi jangka waktu keseluruhan kontrak (kontrak awal ditambah seluruh masa perpanjangan) tidak melebihi 5 (lima) tahun.
• Perusahaan tidak lagi diwajibkan memberikan jeda istirahat (masa jeda 30 hari) di antara kontrak perpanjangan seperti yang pernah berlaku di era lama.

Larangan Masa Percobaan (Probation) pada PKWT

Banyak pengusaha dan staf personalia keliru memasukkan klausul masa percobaan 3 bulan ke dalam draf PKWT.

Pasal 12 PP 35/2021 dengan tegas menyatakan:

1. PKWT tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja (probation).
2. Jika draf kontrak tetap mencantumkan masa percobaan kerja, klausul masa percobaan tersebut batal demi hukum.
3. Masa kerja selama masa percobaan yang dibatalkan tersebut tetap diperhitungkan sebagai masa kerja PKWT.

Jika manajemen membutuhkan masa evaluasi kecocokan kerja calon karyawan melalui masa percobaan, maka format hubungan kerja yang harus digunakan sejak awal adalah PKWTT (kontrak tetap dengan masa percobaan legal maksimal 3 bulan).

Kewajiban dan Rumus Uang Kompensasi PKWT

Kewajiban paling krusial pasca UU Cipta Kerja adalah pemberian uang kompensasi kepada pekerja PKWT saat masa kontrak berakhir. Uang kompensasi ini merupakan hak wajib yang dilindungi hukum dan tidak dapat dinegosiasikan atau diganti dengan fasilitas lain.

Syarat Penerima Kompensasi

1. Diberikan kepada pekerja yang telah mempunyai masa kerja minimal 1 (satu) bulan secara terus-menerus.
2. Diberikan setiap kali jangka waktu PKWT berakhir.
3. Jika PKWT diperpanjang, uang kompensasi wajib dibayarkan saat masa kontrak awal berakhir, dan perhitungan kompensasi berikutnya dihitung sejak perpanjangan dimulai.
4. Kompensasi tidak berlaku bagi Tenaga Kerja Asing (TKA) yang dipekerjakan berdasarkan PKWT.

Rumus Resmi Perhitungan Uang Kompensasi (Pasal 16 PP 35/2021)

Komponen upah yang dijadikan dasar perhitungan kompensasi adalah upah pokok ditambah tunjangan tetap. Apabila upah di perusahaan terdiri atas upah tanpa tunjangan, dasar perhitungannya adalah upah bersih tersebut.

Simulasi Perhitungan Kasus Lapangan

Studi Kasus 1: Kontrak Selesai Sesuai Jangka Waktu
Seorang staf administrasi logistik di kawasan pergudangan Medan memiliki gaji pokok Rp4.000.000 dan tunjangan operasional tetap Rp500.000 (total upah dasar Rp4.500.000). Ia dikontrak selama 8 bulan dan kontrak selesai tanpa perpanjangan.

• Perhitungan: $\frac{8}{12} \times \text{Rp4.500.000} = \text{Rp3.000.000}$.
• Perusahaan wajib membayarkan uang kompensasi sebesar Rp3.000.000 paling lambat bersamaan dengan berakhirnya hari kerja terakhir karyawan.

Studi Kasus 2: Kontrak Diperpanjang
Teknisi utilitas pabrik dikontrak 12 bulan dengan upah Rp4.200.000. Pada bulan ke-12, manajemen memutuskan memperpanjang kontrak selama 6 bulan ke depan.

• Pada akhir bulan ke-12: Perusahaan wajib mencairkan kompensasi tahun pertama sebesar 1 bulan upah penuh ($\text{Rp4.200.000}$).
• Pada akhir bulan ke-18 (selesai masa perpanjangan 6 bulan): Perusahaan mencairkan kompensasi masa perpanjangan sebesar $\frac{6}{12} \times \text{Rp4.200.000} = \text{Rp2.100.000}$.

Bagaimana Jika Kontrak Diakhiri Lebih Awal?

Jika salah satu pihak mengakhiri hubungan kerja sebelum masa waktu kontrak selesai:

• Pihak yang mengakhiri wajib membayar ganti rugi sebesar sisa upah pekerja sampai waktu kontrak seharusnya berakhir (Pasal 62 UU Ketenagakerjaan).
• Perusahaan tetap wajib memberikan uang kompensasi yang besarannya dihitung proporsional sesuai jangka waktu PKWT yang telah dijalani pekerja hingga saat pemutusan terjadi (Pasal 17 PP 35/2021).

Kewajiban Pencatatan PKWT ke Disnaker (Sistem Daring)

Perusahaan tidak boleh menyimpan dokumen PKWT hanya di lemari arsip kantor. Sesuai Pasal 14 PP 35/2021:

1. PKWT harus dicatatkan oleh pengusaha kepada dinas yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan setempat.
2. Pencatatan dilakukan secara daring (online) melalui portal resmi Kementerian Ketenagakerjaan paling lama 3 (tiga) hari kerja sejak penandatanganan PKWT.
3. Apabila sistem pencatatan daring belum tersedia secara penuh, pencatatan dapat dilakukan secara tertulis di dinas ketenagakerjaan kabupaten/kota (Dinas Ketenagakerjaan Kota Medan atau Disnaker Deli Serdang) paling lama 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal penandatanganan.

Bukti tanda terima pencatatan kontrak ini menjadi dokumen verifikasi primer saat perusahaan menghadapi pemeriksaan ketenagakerjaan dari Pengawas Ketenagakerjaan Provinsi Sumatera Utara atau saat proses audit pemenuhan sistem manajemen mutu dan K3.

Jebakan Administratif PKWT yang Kerap Muncul di Perusahaan

Berdasarkan pengalaman konsultasi manajemen personalia dan audit HR di berbagai industri wilayah Medan dan Deli Serdang, berikut 5 kesalahan fatal yang paling sering menjerat pengusaha:

1. Membuat PKWT secara Lisan: PKWT wajib dibuat secara tertulis menggunakan bahasa Indonesia dan huruf latin. PKWT yang dibuat secara lisan demi hukum dinyatakan sebagai PKWTT.
2. Keterlambatan Penyerahan Kontrak: Pekerja sudah mulai aktif bertugas berminggu-minggu, namun lembar kontrak belum selesai disusun atau belum ditandatangani. Situasi ini membuka celah hukum bahwa pekerja berstatus karyawan tetap sejak hari pertama hadir bekerja.
3. Mengabaikan Hak Kompensasi Usaha Mikro dan Kecil (UMK): Untuk usaha mikro dan kecil, uang kompensasi tetap wajib diberikan, namun besarannya disepakati antara pengusaha dan pekerja (tidak kaku mengikuti rumus PP 35/2021). Kelalaian yang sering terjadi adalah pengusaha kecil menganggap mereka dibebaskan total dari kompensasi, padahal dasar hukumnya tetap mewajibkan kesepakatan tertulis.
4. Salah Membedakan Kompensasi dan Pesangon: Kompensasi PKWT bukan pesangon PHK. Menghindari pembayaran kompensasi dengan alasan "perusahaan tidak melakukan PHK, melainkan kontrak habis sendiri" adalah kekeliruan fatal yang langsung dinyatakan wanprestasi oleh mediator hubungan industrial.
5. Klausa Kontrak Bertentangan dengan Aturan Publik: Memuat poin perjanjian seperti "karyawan bersedia tidak menuntut uang kompensasi" adalah klausul batal demi hukum karena bertentangan dengan norma hukum ketenagakerjaan yang bersifat memaksa (dwingend recht).

Checklist Praktis HR: Audit Kepatuhan Kontrak Kerja Perusahaan

Gunakan checklist sederhana berikut untuk memeriksa kesehatan administrasi PKWT di tempat kerja Anda:

• [ ] Apakah seluruh staf kontrak memiliki surat perjanjian tertulis rangkap 2 bermeterai cukup dan dipegang oleh masing-masing pihak?
• [ ] Apakah deskripsi tugas pada kontrak membuktikan pekerjaan tersebut bukan pekerjaan inti yang bersifat tetap?
• [ ] Apakah total masa kontrak saat ini ditambah seluruh perpanjangannya masih berada di bawah akumulasi 5 tahun?
• [ ] Apakah draf kontrak bersih dari klausul masa percobaan (probation)?
• [ ] Apakah pos anggaran kas perusahaan sudah mencadangkan akrual biaya uang kompensasi setiap bulan untuk setiap karyawan PKWT?
• [ ] Apakah bukti pencatatan Disnaker telah tersimpan rapi dalam berkas personalia masing-masing pekerja?

Memperkuat Kompetensi Hubungan Industrial Tim HR Anda

Menghadapi kompleksitas hukum ketenagakerjaan membutuhkan tim personalia yang tidak sekadar hafal teori, namun piawai menyusun draf kontrak yang kedap sengketa, mahir melakukan simulasi anggaran kompensasi, serta memiliki etika negosiasi industrial yang matang.

Bagi praktisi SDM, supervisor, dan manajer personalia di Sumatera Utara, pengakuan keahlian melalui sertifikasi Human Capital BNSP menjadi standar profesi yang diakui secara nasional. Sertifikasi kompetensi resmi memastikan seluruh proses administrasi kepegawaian, mulai dari perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, penyusunan kontrak, hingga evaluasi kinerja berjalan selaras dengan regulasi pemerintah terkini.

Rindu Tenang Indonesia menyediakan layanan pembinaan SDM, pendampingan uji kompetensi BNSP, serta solusi konsultasi kepatuhan organisasi terintegrasi. Anda juga dapat mengeksplorasi ekosistem pengembangan organisasi lainnya, mulai dari penguatan keselamatan kerja melalui layanan pelatihan K3 Medan hingga pembinaan fokus kepemimpinan anak dan keluarga lewat RTI Chess Academy.

Kunjungi portal resmi rindutenangindonesia.id untuk berdiskusi langsung dengan tim konsultan kami mengenai pembinaan human capital, pelatihan K3, maupun pendampingan audit kepatuhan ketenagakerjaan di perusahaan Anda.