Di banyak perusahaan, gaji karyawan terbentuk dari cerita yang berbeda-beda. Si A masuk saat perusahaan sedang butuh cepat, jadi digaji lebih tinggi. Si B masuk saat anggaran ketat, jadi angkanya lebih rendah, padahal tugasnya sama. Dua tahun kemudian muncul keluhan, dan HR kesulitan menjelaskan kenapa angkanya begitu.
Di sinilah struktur dan skala upah berguna. Ini bukan dokumen mewah untuk perusahaan besar saja. Ini kerangka sederhana yang menjawab satu pertanyaan: kenapa jabatan ini dibayar sebesar ini, dan bagaimana gajinya bisa naik?
Artikel ini membahas dasar kewajibannya, langkah menyusun, contoh format, sampai kesalahan yang sering muncul di perusahaan Medan dan sekitarnya.
Apa Itu Struktur dan Skala Upah?
Dua istilah ini sering dianggap sama, padahal berbeda:
- Struktur upah: susunan tingkatan upah dari yang terendah sampai tertinggi, berdasarkan golongan atau jabatan.
- Skala upah: rentang nominal upah untuk setiap golongan atau jabatan, dari batas bawah sampai batas atas.
Gabungan keduanya menghasilkan tabel yang memperlihatkan posisi tiap jabatan dan ruang kenaikannya.
Dasar Hukum yang Perlu Kamu Ketahui
Pengusaha di Indonesia wajib menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Kewajiban ini tercantum dalam PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, dan pedoman teknisnya mengacu pada Permenaker Nomor 1 Tahun 2017. Struktur dan skala upah juga wajib diberitahukan kepada seluruh pekerja.
Catatan penting: aturan turunan bisa berubah. Sebelum finalisasi, cek ulang ketentuan terbaru di situs resmi Kementerian Ketenagakerjaan atau konsultasikan ke dinas ketenagakerjaan setempat. Upah minimum provinsi dan kabupaten/kota tetap menjadi batas bawah untuk pekerja dengan masa kerja di bawah satu tahun.
Manfaat Nyata untuk Perusahaan
Selain memenuhi kewajiban, ada alasan praktis:
- Keadilan internal. Jabatan dengan bobot serupa dibayar dalam rentang serupa.
- Negosiasi lebih tenang. Kandidat dan atasan tahu batas atas dan bawah sejak awal.
- Jalur karier terlihat. Karyawan paham apa yang harus dicapai untuk naik golongan.
- Anggaran lebih terkendali. Manajemen bisa memproyeksikan biaya tenaga kerja.
- Mengurangi sengketa. Saat ada keberatan, ada acuan yang bisa dibuka bersama.
Langkah Menyusun Struktur dan Skala Upah
1. Rapikan Jabatan dan Uraian Tugas
Mulai dari daftar jabatan nyata. Setiap jabatan perlu uraian tugas singkat: tanggung jawab utama, syarat pendidikan, pengalaman, dan kompetensi. Jika uraian tugas belum ada, ini pekerjaan pertama. Tanpa itu, penilaian bobot jabatan hanya tebakan.
2. Nilai Bobot Jabatan
Gunakan faktor yang konsisten, misalnya:
- tingkat tanggung jawab dan pengambilan keputusan,
- kompleksitas pekerjaan,
- kebutuhan keahlian atau sertifikasi,
- risiko kerja dan dampak kesalahan,
- jumlah orang yang dikelola.
Pekerjaan berisiko tinggi, misalnya operator alat angkat atau teknisi listrik, wajar punya bobot lebih tinggi karena kompetensi dan sertifikasi yang dituntut.
3. Kelompokkan ke Dalam Golongan
Jabatan dengan bobot mirip bisa digabung dalam satu golongan. Jumlah golongan mengikuti hasil evaluasi jabatan, bukan angka baku berdasarkan ukuran perusahaan. Uji apakah setiap tingkat memiliki perbedaan tanggung jawab yang bisa dijelaskan. Bila perbedaannya hanya nama, periksa kembali pengelompokannya.
4. Kumpulkan Data Pasar
Bandingkan dengan survei gaji, data asosiasi industri, atau informasi dari perusahaan sejenis di wilayahmu. Medan, Deli Serdang, dan kawasan industri punya pola gaji berbeda dengan Jakarta. Pakai data lokal, jangan menyalin tabel kota lain.
5. Tetapkan Rentang Upah per Golongan
Tentukan batas bawah, titik tengah, dan batas atas. Rentang antar-golongan sebaiknya sedikit tumpang tindih agar karyawan senior di golongan bawah tidak otomatis kalah dari junior di golongan atas tanpa alasan.
Contoh format sederhana (angka hanya ilustrasi, bukan rekomendasi):
| Golongan | Contoh Jabatan | Batas Bawah | Titik Tengah | Batas Atas |
|---|---|---|---|---|
| I | Staf pendukung | X | X + a | X + 2a |
| II | Staf administrasi | Y | Y + b | Y + 2b |
| III | Supervisor | Z | Z + c | Z + 2c |
| IV | Manajer | W | W + d | W + 2d |
Isi variabel dengan angka perusahaanmu sendiri setelah memeriksa upah minimum yang berlaku dan kemampuan keuangan.
6. Tentukan Aturan Kenaikan
Struktur tanpa aturan kenaikan akan terasa kosong. Jelaskan:
- kenaikan berkala berdasarkan masa kerja,
- kenaikan berdasarkan hasil penilaian kinerja,
- promosi ke golongan lebih tinggi,
- penyesuaian karena perubahan upah minimum.
Hubungkan dengan sistem penilaian yang sudah berjalan, misalnya hasil rapat kalibrasi penilaian kinerja.
7. Uji dengan Data Karyawan Saat Ini
Tempatkan setiap karyawan pada tabel. Biasanya ada tiga temuan:
- Di bawah batas bawah: perlu penyesuaian bertahap.
- Di atas batas atas: gaji ditahan (red circle), bukan dipotong.
- Tidak jelas golongannya: berarti uraian jabatan perlu diperbaiki.
Jangan menurunkan upah karyawan yang sudah berjalan hanya karena struktur baru. Itu berisiko menimbulkan perselisihan.
8. Sosialisasikan dan Dokumentasikan
Pekerja berhak mengetahui struktur dan skala upah. Cara praktisnya: tempelkan ringkasan di papan informasi atau kirim melalui kanal internal, lalu sediakan HR untuk menjawab pertanyaan. Yang dibuka adalah golongan dan rentangnya, bukan gaji pribadi orang lain.
Kaitan dengan Kompetensi dan Sertifikasi
Struktur upah modern tidak hanya melihat lama bekerja. Kompetensi punya pengaruh besar. Di perusahaan industri, sertifikasi seperti Ahli K3, operator forklift, atau petugas listrik sering menjadi syarat jabatan. Di bidang HR, sertifikasi HR BNSP bisa dipakai sebagai salah satu penanda kompetensi untuk jenjang staf, supervisor, hingga manajer.
Kalau sertifikasi memang syarat jabatan, tuliskan dalam uraian tugas dan pertimbangkan dampaknya di rentang upah. Dengan begitu karyawan paham bahwa pengembangan kompetensi punya konsekuensi karier yang jelas. Untuk gambaran jenjangnya, baca juga sertifikasi kompetensi human capital supervisor dan manager.
Kesalahan yang Sering Terjadi
- Menyalin template internet tanpa menyesuaikan jabatan nyata.
- Terlalu banyak golongan, sehingga selisih antar-golongan tidak berarti.
- Tidak ada titik tengah, jadi semua orang diposisikan di batas bawah.
- Tidak diperbarui. Struktur sebaiknya ditinjau minimal setahun sekali, terutama setelah upah minimum berubah.
- Hanya disimpan HR. Padahal kewajibannya diberitahukan ke pekerja.
- Mencampur upah pokok dan tunjangan tanpa definisi. Pisahkan komponen agar perhitungan lembur dan lainnya jelas. Kamu bisa menyambungkannya dengan panduan hitung upah lembur.
Checklist Cepat
- [ ] Uraian tugas semua jabatan sudah ada
- [ ] Metode penilaian bobot jabatan disepakati
- [ ] Golongan dan jumlahnya masuk akal
- [ ] Data pasar lokal sudah dikumpulkan
- [ ] Rentang upah dicek terhadap upah minimum berlaku
- [ ] Aturan kenaikan tertulis
- [ ] Karyawan saat ini sudah dipetakan
- [ ] Sosialisasi dilakukan dan dicatat
- [ ] Jadwal tinjau tahunan ditetapkan
Pertanyaan yang Sering Muncul
Apakah perusahaan kecil wajib punya?
Ketentuan mewajibkan pengusaha menyusunnya. Perusahaan kecil boleh memakai versi sederhana dengan sedikit golongan, asalkan dasarnya jelas.
Apakah struktur upah sama dengan slip gaji?
Bukan. Struktur adalah kerangka umum per golongan. Slip gaji adalah rincian individu.
Bagaimana kalau anggaran belum cukup mencapai titik tengah?
Bangun bertahap dan tuliskan rencananya. Lebih baik ada jalur jelas daripada tidak ada sama sekali.
Penutup
Struktur dan skala upah membuat urusan gaji lebih tenang bagi karyawan dan HR. Mulai dari uraian jabatan, nilai bobotnya, tentukan rentang berdasarkan data lokal, lalu sosialisasikan dan tinjau berkala.
Kalau tim HR kamu butuh penguatan kompetensi dalam kompensasi, penilaian jabatan, atau sertifikasi profesi, lihat program di rindutenangindonesia.id dan konsultasikan kebutuhan perusahaanmu.
