Seorang kandidat supervisor gudang menulis di CV bahwa ia pernah memimpin tim berisi belasan orang. Saat wawancara, ceritanya meyakinkan. Tiga bulan setelah masuk, atasannya baru tahu bahwa peran sebelumnya lebih dekat ke koordinator shift tanpa kewenangan menilai kinerja anggota tim. Kandidat itu tidak sepenuhnya berbohong, tetapi HR menerima klaim tersebut tanpa pernah mengujinya.
Celah seperti ini bisa dikurangi lewat reference check kandidat. Prosesnya sederhana: HR menghubungi orang yang pernah bekerja langsung dengan kandidat, lalu menanyakan hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang akan diisi. Yang membuatnya sulit adalah menjalankannya dengan rapi, adil, dan tetap menghormati data pribadi kandidat.
Tulisan ini melengkapi panduan wawancara terstruktur rekrutmen karyawan yang sudah kami bahas sebelumnya. Wawancara menggali cerita kandidat, sedangkan reference check menguji cerita itu dari sudut pandang orang lain. Isi artikel ini adalah panduan praktik umum, bukan nasihat hukum dan bukan laporan hasil rekrutmen klien RTI.
Apa sebenarnya fungsi reference check?
U.S. Office of Personnel Management (OPM) menjelaskan reference checking sebagai evaluasi objektif atas kinerja kerja kandidat di masa lalu, berdasarkan informasi dari orang yang pernah bekerja dengannya, misalnya atasan, rekan, atau bawahan. Menurut OPM, metode ini dipakai untuk memverifikasi informasi dari CV dan wawancara, memperkirakan kecocokan kandidat dengan kompetensi jabatan, dan menemukan informasi yang tidak muncul di tahap seleksi lain.
OPM juga mencatat dua hal yang relevan untuk HR di mana pun. Pertama, reference check biasanya dilakukan menjelang akhir seleksi, setelah kandidat tersisa sedikit. Kedua, memberi struktur pada prosesnya, misalnya pertanyaan berbasis analisis jabatan dan pertanyaan yang sama untuk setiap kandidat, membuat hasilnya lebih berguna.
Rujukan OPM adalah pedoman metode seleksi dari instansi Amerika Serikat. Untuk aturan yang berlaku di Indonesia, terutama soal data pribadi, HR tetap perlu merujuk regulasi nasional dan kebijakan internal perusahaan.
Kapan sebaiknya dilakukan?
Jangan menghubungi pemberi referensi untuk semua pelamar sejak awal. Selain memakan waktu, kandidat yang masih bekerja bisa dirugikan bila kantornya tahu ia sedang mencari pekerjaan lain.
Urutan yang lebih masuk akal:
- Seleksi administrasi dan wawancara selesai.
- Tersisa satu sampai tiga kandidat terkuat.
- HR meminta izin tertulis kandidat dan daftar pemberi referensi.
- Reference check dilakukan sebelum surat penawaran kerja final dikirim.
Kalau perusahaan ingin mengirim penawaran lebih cepat, tulis dengan jelas bahwa penawaran bersifat bersyarat dan bergantung pada hasil verifikasi. Sampaikan syarat ini kepada kandidat sejak awal, bukan setelah ia mengundurkan diri dari tempat kerja lamanya.
Minta izin kandidat dan jaga datanya
Nama, nomor telepon pemberi referensi, serta penilaian tentang kandidat termasuk informasi yang perlu dijaga. Indonesia memiliki Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi yang mengatur pemrosesan data pribadi, termasuk persetujuan dari pemilik data sebagai salah satu dasar pemrosesan. Detail kewajiban untuk perusahaanmu sebaiknya dikonfirmasi ke tim legal atau konsultan hukum, karena bergantung pada cara data dikumpulkan dan disimpan.
Dalam praktik rekrutmen, beberapa kebiasaan sederhana sudah membantu:
- Gunakan formulir persetujuan yang menyebut tujuan reference check, siapa yang akan dihubungi, dan berapa lama catatan disimpan.
- Hubungi hanya orang yang diberikan atau disetujui kandidat.
- Jangan menelepon atasan saat ini tanpa izin khusus dari kandidat.
- Simpan catatan di folder rekrutmen dengan akses terbatas, bukan di grup chat.
- Hapus atau arsipkan catatan sesuai kebijakan retensi perusahaan setelah proses selesai.
Hindari mencari "referensi belakang" lewat kenalan di perusahaan lama kandidat tanpa sepengetahuannya. Informasi semacam itu sulit diverifikasi dan sering bercampur dengan konflik pribadi.
Pilih pemberi referensi yang relevan
Kualitas reference check bergantung pada orang yang dihubungi. Teman dekat atau keluarga tidak bisa menilai perilaku kerja secara langsung. Minta kandidat menyebut orang yang pernah melihat pekerjaannya dari dekat dalam beberapa tahun terakhir.
| Pemberi referensi | Informasi yang paling bisa digali | Hal yang perlu diwaspadai |
|---|---|---|
| Atasan langsung | Tanggung jawab, target, cara menerima arahan, keputusan yang diambil | Penilaian bisa dipengaruhi hubungan personal |
| Rekan setim | Kerja sama, komunikasi, cara berbagi beban kerja | Tidak selalu tahu target dan kewenangan kandidat |
| Bawahan (untuk posisi pemimpin) | Cara memberi arahan, membagi tugas, menangani masalah tim | Bisa menjawab terlalu hati-hati |
| Klien atau mitra kerja | Ketepatan janji, cara menangani keluhan | Hanya melihat sebagian pekerjaan |
Untuk posisi supervisor atau manajer, usahakan minimal satu atasan dan satu orang yang pernah dipimpin kandidat. Kombinasi ini memberi gambaran dari dua arah.
Susun pertanyaan dari kebutuhan jabatan
Pertanyaan reference check sebaiknya diturunkan dari kompetensi yang sama dengan rubrik wawancara. Jika perusahaan sudah punya kamus kompetensi karyawan, gunakan itu sebagai dasar. Dengan begitu, jawaban pemberi referensi bisa dibandingkan dengan bukti dari tahap seleksi lain.
Pertanyaan verifikasi
Bagian ini memastikan fakta dasar:
- Dalam periode berapa Anda bekerja bersama kandidat, dan apa hubungan kerja Anda dengannya?
- Apa jabatan dan tanggung jawab utama kandidat saat itu?
- Berapa orang yang berada di bawah koordinasinya, dan apakah ia ikut menilai kinerja mereka?
Pertanyaan ketiga langsung menjawab kasus supervisor gudang di awal tulisan. Kandidat menyebut "memimpin tim", dan pemberi referensi bisa memperjelas apakah itu berarti membagi tugas harian atau memegang kewenangan penuh atas penilaian anggota tim.
Pertanyaan perilaku kerja
Minta contoh, bukan sekadar label:
- Ceritakan satu situasi ketika kandidat menghadapi target yang terlambat. Apa yang ia lakukan?
- Bagaimana kandidat menyampaikan masalah kepada atasan?
- Bagian pekerjaan apa yang menurut Anda paling kuat ia kerjakan?
- Bagian apa yang masih perlu ia kembangkan bila mengisi peran dengan tanggung jawab lebih besar?
Pertanyaan terakhir lebih mudah dijawab jujur dibanding "apa kelemahannya?", karena tidak terdengar seperti meminta pemberi referensi menjatuhkan orang.
Pertanyaan penutup
- Bila ada kesempatan, apakah Anda bersedia bekerja dengan kandidat lagi? Mengapa?
- Adakah hal lain yang menurut Anda perlu kami ketahui agar kandidat bisa bekerja dengan baik di peran ini?
Hindari pertanyaan tentang agama, status pernikahan, rencana punya anak, kondisi kesehatan, atau hal pribadi lain yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
Cara menjalankan sesi telepon
OPM menyebut sebagian besar reference check dilakukan lewat telepon, karena pemeriksa bisa langsung menggali jawaban yang belum jelas. Beberapa kebiasaan membuat sesi lebih efektif:
- Kirim pesan singkat lebih dulu untuk menyepakati waktu, lalu sebutkan nama kandidat dan posisi yang dilamar.
- Batasi sesi sekitar 15 sampai 20 menit agar pemberi referensi tidak terbebani.
- Jelaskan bahwa kandidat telah memberi izin.
- Catat jawaban sedekat mungkin dengan kata-kata pemberi referensi, lalu pisahkan dari interpretasimu.
- Bila jawabannya umum, minta satu contoh kejadian.
Perhatikan pula jawaban yang ragu atau berhenti lama. Itu bukan bukti masalah, tetapi tanda bahwa topik tersebut perlu dikonfirmasi dari sumber lain.
Membaca hasil tanpa terjebak gosip
Satu komentar negatif belum tentu menggambarkan kandidat. Bisa saja pemberi referensi punya konflik pribadi atau hanya melihat periode singkat. Sebaliknya, pujian yang terlalu umum juga belum berarti banyak.
Gunakan tiga patokan sederhana:
- Konsistensi. Apakah cerita pemberi referensi sejalan dengan jawaban kandidat saat wawancara?
- Relevansi. Apakah informasi itu berkaitan dengan kompetensi jabatan yang akan diisi?
- Pola. Apakah hal yang sama muncul dari lebih dari satu sumber?
Jika muncul perbedaan penting, beri kandidat kesempatan menjelaskan. Contohnya, pemberi referensi menyebut kandidat tidak menilai kinerja anggota tim. Tanyakan langsung kepada kandidat bagaimana sebenarnya alur penilaian di tempat lamanya. Jawaban yang jujur dan masuk akal bisa jadi justru menambah kepercayaan.
Tulis kesimpulan dalam format yang sama untuk semua kandidat: fakta yang terverifikasi, temuan yang mendukung, temuan yang perlu diperhatikan, dan rekomendasi untuk masa orientasi. Bagian terakhir bisa disambungkan langsung ke rencana onboarding 30-60-90 hari, sehingga hasil reference check tidak berhenti sebagai arsip.
Kesalahan yang sering terjadi
- Reference check baru dilakukan setelah kandidat mulai bekerja, sehingga temuannya tidak lagi memengaruhi keputusan.
- Pertanyaan berbeda untuk setiap kandidat, sehingga hasilnya sulit dibandingkan.
- HR hanya menanyakan "orangnya baik atau tidak", tanpa contoh perilaku kerja.
- Hasil dicatat di aplikasi chat pribadi pewawancara.
- Satu cerita negatif langsung dijadikan alasan menolak, tanpa klarifikasi.
Kompetensi HR di balik proses seleksi
Proses seperti ini menuntut kemampuan menyusun job description, membaca bukti kinerja, dan menjaga konsistensi penilaian. Kemampuan tersebut bersinggungan dengan unit kompetensi pada skema Human Capital Supervisor yang tercantum di halaman program RTI, antara lain mengembangkan deskripsi penugasan, menyusun job profile, dan mengelola proses penilaian kinerja individu.
Bila tim HR di perusahaanmu ingin memperkuat dasar kompetensi tersebut sekaligus mendapat pengakuan formal, kamu bisa melihat skema, persyaratan, dan jadwal program sertifikasi Human Capital BNSP di Rindu Tenang Indonesia. Informasi layanan RTI lainnya tersedia di rindutenangindonesia.id.
