Evaluasi Masa Percobaan Karyawan: Panduan HR

Karyawan baru datang dengan semangat, tetapi atasannya sedang sibuk. Minggu pertama habis untuk mengurus akses kerja. Setelah beberapa minggu, barulah tim menyadari bahwa ekspektasi atasan berbeda dengan tugas yang dijelaskan saat perekrutan. Menjelang akhir masa percobaan, HR diminta menyiapkan keputusan cepat. Data kinerjanya? Hanya kesan bahwa orang ini "cukup cocok" atau "kurang inisiatif".

Evaluasi masa percobaan karyawan seharusnya memberi kesempatan bagi kedua pihak untuk melihat kecocokan pekerjaan dengan bukti, bukan menebak karakter seseorang dari satu kejadian. Panduan ini membahas cara menyusun penilaian yang bisa dipakai HR dan atasan, termasuk batas hukum yang perlu diperiksa sebelum memakai istilah probation. Untuk ketentuan hubungan kerja yang rumit, minta tim hukum atau konsultan ketenagakerjaan memeriksa dokumennya.

Periksa dulu jenis perjanjian kerjanya

Dalam praktik kantor, kata probation sering dipakai untuk semua karyawan baru. Itu bisa menyesatkan. Pasal 58 Undang-Undang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah melalui UU Nomor 6 Tahun 2023 yang tersedia di JDIH Kemnaker menyatakan bahwa perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) tidak dapat mensyaratkan masa percobaan kerja. Jika syarat itu dimasukkan, syarat masa percobaannya batal demi hukum dan masa kerja tetap dihitung.

Untuk perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT), Pasal 60 UU Ketenagakerjaan mengatur masa percobaan paling lama tiga bulan. Selama masa tersebut, pengusaha dilarang membayar upah di bawah upah minimum yang berlaku. Ini batas hukum, bukan anjuran bahwa setiap pekerja baru harus menjalani masa percobaan selama tiga bulan.

Situasi	Langkah HR sebelum membuat formulir
Karyawan baru dengan PKWTT dan syarat masa percobaan yang sah	Periksa isi perjanjian dan tanggal mulai; jadwalkan evaluasi sebelum batas masa percobaan berakhir.
Pekerja dengan PKWT	Jangan mencantumkan atau memperlakukan evaluasi sebagai syarat masa percobaan; tetap boleh memberi umpan balik atas pekerjaan tanpa mengubah hak kontraktualnya.
Jenis hubungan kerja atau dokumen belum jelas	Periksa perjanjian dan minta telaah hukum sebelum mengambil keputusan kepegawaian.

Penilaian kinerja adalah kegiatan manajerial. Status hukum masa percobaan ditentukan oleh jenis hubungan kerja dan ketentuan perjanjiannya. Jangan menganggap formulir penilaian dapat memperbaiki klausul kontrak yang keliru.

Sepakati hasil kerja sejak awal

Mulailah dari pekerjaan yang benar-benar akan dilakukan. Untuk staf administrasi, misalnya, atasan bisa menyepakati kualitas pencatatan, ketepatan menyerahkan laporan, dan cara menangani koreksi data. Untuk fasilitator kegiatan, perhatian mungkin tertuju pada persiapan perlengkapan, koordinasi dengan tim, dan kepatuhan pada prosedur keselamatan. Contoh ini bukan standar wajib lintas perusahaan; sesuaikan dengan uraian jabatan dan risiko pekerjaan.

Sebelum pekerjaan berjalan jauh, bahas empat hal bersama karyawan:

Hasil kerja apa yang menjadi tanggung jawabnya dan siapa penerima hasil itu.
Contoh keluaran yang dianggap memenuhi standar, termasuk kesalahan yang harus dihindari.
Dukungan yang tersedia: akses sistem, pendamping, instruksi kerja, dan kesempatan berlatih.
Kapan atasan memberi umpan balik serta bagaimana karyawan dapat menyampaikan hambatan.

Gunakan bahasa yang bisa diamati. "Proaktif" sulit dinilai tanpa contoh. "Mengabari penanggung jawab saat bahan kegiatan belum tersedia, lalu mengusulkan alternatif sebelum jadwal persiapan ditutup" lebih jelas. Karyawan juga punya kesempatan mengatakan bila target tidak realistis karena akses atau tugas awal belum diberikan.

Jika perusahaan sudah memiliki uraian jabatan, pakai dokumen itu sebagai titik awal. Namun jangan menyalin seluruh daftar tugas ke formulir probation. Pilih beberapa hasil yang paling penting dan bisa dilihat dalam periode yang tersedia. Posisi yang baru dibentuk mungkin memerlukan target belajar dan koordinasi, bukan angka produksi yang belum punya dasar.

Pisahkan hasil, proses, dan prasyarat kerja

Penilaian sering terasa tidak adil ketika tiga hal tercampur. Hasil menjawab apakah pekerjaan selesai dan sesuai standar. Proses menjawab bagaimana seseorang bekerja, misalnya melakukan pemeriksaan sebelum menyerahkan dokumen atau meminta bantuan saat menemukan risiko. Prasyarat mencakup alat dan akses yang disediakan organisasi.

Bayangkan seorang admin belum bisa menyelesaikan rekap karena akun sistem baru diberikan terlambat. Rekap memang belum selesai, tetapi penyebabnya tidak seluruhnya berada pada karyawan. Catat hambatan itu, tanggal akses tersedia, dan pekerjaan alternatif yang dilakukan sambil menunggu. Tanpa konteks, skor rendah hanya akan menyembunyikan masalah proses onboarding.

Hal serupa berlaku untuk perilaku. Menulis "sulit bekerja sama" tanpa peristiwa konkret tidak memberi ruang untuk perbaikan. Catatan yang lebih berguna menjelaskan tugas bersama, kesepakatan yang terlewat, dampak terhadap rekan kerja, serta respons karyawan setelah umpan balik. Hindari menilai kepribadian, latar belakang pribadi, atau kesan suka-tidak suka.

Buat catatan ringkas selama pekerjaan berjalan

HR tidak perlu membangun sistem penilaian yang rumit. Satu catatan kerja bersama antara atasan dan karyawan sudah cukup untuk memulai, selama aksesnya dibatasi dan informasinya relevan. Gunakan kolom tanggal, target, bukti pekerjaan, hambatan, masukan atasan, dan tindak lanjut yang disepakati.

Contohnya: "Laporan stok untuk rapat divisi selesai sesuai format; dua angka perlu diperbaiki setelah pengecekan silang. Atasan menunjukkan sumber data yang benar; karyawan akan memakai daftar pemeriksaan sebelum laporan berikutnya." Kalimat ini memberi petunjuk yang bisa diuji pada pekerjaan selanjutnya. Bandingkan dengan "perlu lebih teliti", yang tidak menjelaskan apa pun.

Jangan mengumpulkan catatan hanya pada hari-hari terakhir. Peristiwa terbaru mudah mendominasi ingatan, padahal evaluasi perlu melihat perjalanan belajar. Catat juga pekerjaan yang dilakukan dengan baik agar diskusi tidak berubah menjadi daftar kesalahan. Bila ada perubahan target, tulis tanggal dan alasannya; jangan menilai pekerja memakai target yang tidak pernah dikomunikasikan.

Bukti apa yang layak dipakai?

Pilih bukti yang berhubungan langsung dengan pekerjaan: hasil dokumen yang sudah direvisi, daftar pemeriksaan, umpan balik penerima pekerjaan yang dapat diverifikasi, atau catatan pelaksanaan tugas. Untuk peran yang berhadapan dengan pelanggan, jangan hanya memakai satu komentar tanpa memeriksa konteks. Untuk pekerjaan berisiko, kepatuhan pada instruksi keselamatan perlu diperiksa oleh orang yang memahami prosedurnya, bukan diasumsikan dari tidak adanya insiden.

Simpan informasi seperlunya menurut kebijakan perlindungan data perusahaan. Formulir evaluasi bukan tempat untuk memasukkan informasi kesehatan, urusan keluarga, atau pendapat pribadi yang tidak relevan. Beri akses hanya kepada pihak yang memang perlu mengambil keputusan atau memberi pembinaan.

Adakan percakapan, bukan sidang penentuan nasib

Jangan tunggu pertemuan terakhir untuk pertama kali menyebut masalah. Atasan perlu menyampaikan umpan balik saat karyawan masih punya waktu untuk mencoba cara kerja yang lebih baik. Percakapan singkat bisa dimulai dari: pekerjaan mana yang sudah lancar, tugas mana yang masih sulit, bantuan apa yang belum tersedia, lalu apa yang akan dicoba berikutnya.

Minta karyawan menjelaskan versinya. Bisa jadi instruksi dari dua atasan berbeda, jadwal pelatihan berubah, atau prioritas kerja tidak pernah diputuskan. Mendengar penjelasan bukan berarti otomatis membenarkan semua hasil. Tujuannya memastikan keputusan memakai informasi yang lengkap.

Di akhir percakapan, tulis kesepakatan yang dapat diamati: contoh hasil berikutnya yang diminta, dukungan dari atasan, dan waktu untuk meninjau kembali. Kirim ringkasan agar kedua pihak tahu apa yang disepakati. Bila ada kritik tentang keselamatan, diskriminasi, atau pelanggaran serius, tangani melalui prosedur yang tepat, bukan hanya memasukkannya sebagai nilai rendah pada formulir.

Mengambil keputusan dari bukti yang terkumpul

Sebelum keputusan, atasan dan HR dapat meninjau pertanyaan berikut:

Apakah karyawan mengetahui standar kerja sejak awal dan mendapat sarana untuk mencapainya?
Apa bukti hasil kerja dari beberapa kesempatan, bukan satu kejadian saja?
Masukan apa yang sudah diberikan dan bagaimana respons atau perbaikannya?
Adakah hambatan organisasi yang belum ditangani?
Apakah keputusan sejalan dengan perjanjian kerja, aturan perusahaan, dan ketentuan hukum?

Jika hasilnya baik, jelaskan tanggung jawab berikutnya dan kebutuhan pengembangan. Jika ada area yang belum kuat, bedakan kekurangan keterampilan yang bisa dilatih dari persyaratan inti pekerjaan yang belum terpenuhi. Jangan menjanjikan perpanjangan masa percobaan secara otomatis; batas waktunya dan konsekuensi hubungan kerja harus diperiksa secara hukum. Untuk keputusan yang memengaruhi kelanjutan hubungan kerja, libatkan HR dan penasihat hukum sesuai kebutuhan.

Keputusan juga sebaiknya disampaikan langsung dan tertulis dengan bahasa yang tenang. Pekerja berhak memahami penilaian yang menjadi dasar pembicaraan. Hindari label seperti "tidak cocok dengan budaya" bila perusahaan tidak dapat menjelaskan perilaku kerja yang dimaksud. Catatan yang jernih membantu karyawan, atasan, dan HR melihat apakah ada ketidaksesuaian nyata atau hanya ekspektasi yang tidak pernah disampaikan.

Hubungkan evaluasi dengan onboarding dan pengembangan

Evaluasi masa percobaan tidak berdiri sendiri. Bila banyak karyawan baru tersandung pada tugas yang sama, periksa instruksi kerja, pembagian mentor, dan akses alat. Panduan onboarding 30-60-90 hari dapat membantu menata tahapan belajar, tetapi sesuaikan durasinya dengan pekerjaan dan aturan hubungan kerja, bukan menjadikannya alasan memperpanjang probation.

Atasan yang melakukan penilaian pun perlu keterampilan: merumuskan indikator, memberi umpan balik spesifik, dan memisahkan fakta dari asumsi. Tim yang ingin membangun kemampuan tersebut dapat meninjau program sertifikasi human capital Rindu Tenang Indonesia sebagai salah satu jalur pengembangan kompetensi HR. Periksa skema, persyaratan, dan penyelenggara yang berlaku sebelum mendaftar.

Mulailah dengan satu pekerjaan yang jelas, satu bukti yang bisa diperiksa, dan satu percakapan yang dilakukan tepat waktu. Dari situ, keputusan tentang karyawan baru tidak lagi bergantung pada ingatan atasan di hari terakhir.