Surat Penawaran Kerja: Isi, Contoh, Batas Hukum

Kandidat sudah lolos wawancara, tes praktik, dan reference check. Atasan pengguna sudah setuju. Lalu HR mengirim pesan WhatsApp singkat: "Selamat, Bapak diterima, gaji sekian, mulai Senin." Dua minggu kemudian muncul perdebatan soal tunjangan, status kerja, dan tanggal gajian yang ternyata dipahami berbeda oleh kedua pihak.

Kejadian seperti ini biasanya tidak lahir dari niat buruk. Penyebabnya sederhana: tawaran kerja disampaikan tanpa dokumen yang jelas. Di sinilah surat penawaran kerja atau offering letter berguna. Artikel ini membahas fungsi surat penawaran, isi yang sebaiknya ada, bedanya dengan perjanjian kerja, contoh susunan surat, serta beberapa kesalahan yang sering muncul di tim HR perusahaan kecil dan menengah.

Catatan: artikel ini panduan praktik HR, bukan nasihat hukum untuk kasus tertentu. Untuk kontrak dengan risiko tinggi, libatkan penasihat hukum perusahaan.

Apa itu surat penawaran kerja?

Surat penawaran kerja adalah dokumen dari perusahaan kepada kandidat terpilih yang berisi tawaran posisi beserta syarat utamanya. Kandidat membaca, mempertimbangkan, lalu menyatakan menerima, menolak, atau mengajukan pertanyaan.

Dalam peraturan ketenagakerjaan Indonesia, istilah offering letter tidak diatur sebagai dokumen tersendiri. Yang diatur adalah perjanjian kerja. Karena itu, posisi surat penawaran dalam praktik adalah jembatan: ia merangkum kesepakatan awal sebelum perjanjian kerja ditandatangani.

Meski bukan dokumen wajib, surat penawaran punya tiga manfaat nyata:

Kandidat mendapat informasi tertulis untuk memutuskan, termasuk bila ia harus mengundurkan diri dari tempat kerja lama.
HR punya catatan tentang apa yang ditawarkan dan kapan, sehingga tidak bergantung pada ingatan pewawancara.
Penyusunan perjanjian kerja jadi lebih cepat karena angka dan syarat sudah disepakati.

Bedanya surat penawaran dengan perjanjian kerja

Banyak perusahaan memakai satu dokumen untuk keduanya. Itu boleh saja selama isinya memenuhi syarat perjanjian kerja. Namun bila dipisah, pahami perbedaannya.

Aspek	Surat penawaran kerja	Perjanjian kerja
Fungsi	Menyampaikan tawaran dan syarat pokok	Mengikat hubungan kerja beserta hak dan kewajiban
Dasar aturan	Kebijakan internal perusahaan	UU Ketenagakerjaan dan aturan pelaksananya
Waktu	Setelah keputusan seleksi, sebelum mulai kerja	Saat atau sebelum hari pertama kerja
Rincian	Ringkas, poin utama	Lengkap, termasuk hak, kewajiban, dan jangka waktu
Tanda tangan	Perusahaan, lalu konfirmasi kandidat	Kedua pihak

Pasal 54 UU Nomor 13 Tahun 2003 menyebut isi perjanjian kerja tertulis, antara lain identitas perusahaan dan pekerja, jabatan atau jenis pekerjaan, tempat pekerjaan, besar upah dan cara pembayarannya, syarat kerja yang memuat hak dan kewajiban, mulai dan jangka waktu berlakunya, serta tempat, tanggal, dan tanda tangan para pihak. Daftar ini berguna sebagai kerangka: surat penawaran yang baik sebaiknya tidak bertentangan dengan apa yang nanti akan ditulis di perjanjian kerja.

Isi minimal surat penawaran kerja

Tidak perlu panjang. Satu sampai dua halaman cukup bila setiap poin jelas. Berikut bagian yang sebaiknya ada.

1. Identitas dan posisi

Tulis nama perusahaan, nama kandidat, judul jabatan, unit kerja, dan atasan langsung. Judul jabatan sebaiknya sama dengan yang tercantum di uraian jabatan. Kalau di iklan tertulis "Staf Admin Gudang" tetapi di surat menjadi "Staf Administrasi", kandidat bisa bertanya apakah tugasnya berubah.

2. Status hubungan kerja

Sebutkan apakah posisi ini PKWTT (karyawan tetap) atau PKWT (kontrak). Untuk PKWT, tulis jangka waktunya. Poin ini penting karena aturannya berbeda:

PKWT wajib dibuat tertulis.
PKWT tidak boleh mensyaratkan masa percobaan. Bila tetap disyaratkan, masa percobaan itu batal demi hukum dan masa kerjanya tetap dihitung.
Masa percobaan hanya untuk PKWTT, paling lama tiga bulan, dan upah selama masa itu tidak boleh di bawah upah minimum.

Jadi, jangan menulis "kontrak 1 tahun dengan masa percobaan 3 bulan". Kalimat itu sering muncul di template lama dan bertentangan dengan aturan. Bila perlu menyegarkan aturan PKWT, baca panduan PKWT dan kompensasi karyawan kontrak.

3. Upah dan komponennya

Tulis angka upah pokok dan tunjangan tetap secara terpisah. Bila ada tunjangan tidak tetap (misalnya uang makan per kehadiran), jelaskan dasar perhitungannya, bukan angka perkiraan per bulan yang terdengar lebih besar. Cantumkan juga apakah angka itu bruto atau neto, dan tanggal pembayaran.

Pastikan angka sesuai dengan struktur dan skala upah yang berlaku. Tawaran di luar rentang golongan jabatan akan menimbulkan masalah keadilan internal, terutama bila rekan satu tim mengetahuinya.

4. Tanggal mulai, lokasi, dan jam kerja

Tulis tanggal mulai yang diusulkan, alamat lokasi kerja, dan pola jam kerja atau sistem shift. Untuk perusahaan dengan beberapa lokasi, misalnya kantor di Medan dan pabrik di Deli Serdang, sebutkan lokasi awal dan apakah ada kemungkinan penempatan di lokasi lain.

5. Benefit yang relevan

Sebutkan kepesertaan program jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan) sesuai ketentuan, serta benefit tambahan bila ada. Hanya tulis benefit yang sudah pasti berlaku. "Bonus tahunan" tanpa syarat yang jelas mudah ditafsirkan sebagai janji.

6. Syarat sebelum bergabung

Bila tawaran bergantung pada sesuatu, tulis dengan terang. Contoh: hasil pemeriksaan kesehatan sesuai pekerjaan, penyerahan dokumen asli ijazah untuk diverifikasi (lalu dikembalikan), atau sertifikat kompetensi tertentu. Untuk posisi yang memerlukan lisensi K3, seperti operator forklift atau petugas K3, cantumkan jenis sertifikat yang diminta.

7. Batas waktu jawaban dan cara menerima

Beri waktu yang wajar, misalnya tiga sampai lima hari kerja, dan jelaskan cara menjawab: tanda tangan pindaian, email balasan, atau tanda tangan elektronik. Sebutkan nama dan kontak orang HR yang bisa ditanya.

8. Kalimat penghubung ke perjanjian kerja

Tambahkan kalimat bahwa rincian hak dan kewajiban akan diatur dalam perjanjian kerja dan peraturan perusahaan yang berlaku. Kalimat ini menjaga agar surat penawaran tidak dianggap sebagai pengganti kontrak.

Contoh susunan surat penawaran kerja

Berikut kerangka yang bisa disesuaikan. Isian dalam kurung siku wajib diganti dengan data sebenarnya.

Perihal: Penawaran Kerja Posisi [Judul Jabatan]

Yth. [Nama Kandidat],

Terima kasih telah mengikuti proses seleksi di [Nama Perusahaan]. Dengan ini kami menawarkan posisi berikut:

Jabatan: [Judul Jabatan], [Departemen], melapor kepada [Jabatan Atasan]

Status: [PKWTT dengan masa percobaan … bulan / PKWT selama … bulan]

Lokasi kerja: [Alamat]

Jam kerja: [Hari dan jam / sistem shift]

Upah pokok: Rp[…] per bulan ([bruto/neto])

Tunjangan tetap: [Nama tunjangan dan nilai]

Tunjangan tidak tetap: [Nama dan dasar perhitungan]

Jaminan sosial: [Program yang diikuti]

Tanggal mulai yang diusulkan: [Tanggal]

Penawaran ini berlaku dengan syarat [daftar syarat]. Rincian hak dan kewajiban akan diatur dalam perjanjian kerja dan peraturan perusahaan.

Mohon konfirmasi paling lambat [tanggal] melalui [cara]. Untuk pertanyaan, hubungi [nama, jabatan, kontak].

Hormat kami,
[Nama dan jabatan penanda tangan]

Kesalahan yang sering terjadi

Menawarkan secara lisan, menulis belakangan

Pewawancara menyebut angka di ruang wawancara, lalu HR menulis angka berbeda. Kandidat merasa ditipu, padahal sumbernya miskomunikasi internal. Solusinya: hanya satu orang yang berwenang menyampaikan angka, dan angka itu baru disampaikan setelah persetujuan internal selesai.

Menyalin template lama tanpa dicek

Template yang dipakai bertahun-tahun bisa memuat klausul yang sudah tidak sesuai, seperti masa percobaan untuk PKWT atau nama tunjangan yang sudah dihapus. Tinjau template minimal setiap kali ada perubahan peraturan perusahaan atau regulasi.

Janji yang terlalu umum

"Jenjang karier jelas" atau "kenaikan gaji rutin" terdengar menarik, tetapi sulit dibuktikan dan bisa menjadi sumber kekecewaan. Bila perusahaan punya siklus penilaian kinerja tahunan, tulis saja itu.

Mengumpulkan data pribadi berlebihan

Surat penawaran bukan tempat meminta data yang tidak relevan dengan pekerjaan. Minta dokumen seperlunya, jelaskan tujuannya, dan simpan dengan akses terbatas. UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menjadi rujukan untuk pengelolaan data kandidat.

Menarik tawaran tanpa alasan terdokumentasi

Kadang kebutuhan bisnis berubah setelah surat dikirim. Bila tawaran harus dibatalkan, sampaikan secepatnya, secara tertulis, dengan alasan yang jujur. Kandidat yang sudah mengundurkan diri dari pekerjaan lama menanggung kerugian paling besar, jadi pertimbangkan dampaknya bersama manajemen dan penasihat hukum.

Negosiasi setelah surat dikirim

Kandidat yang meminta penyesuaian bukan tanda masalah. Biasanya permintaan menyangkut angka upah, tanggal mulai, atau benefit tertentu. Beberapa pegangan:

Tentukan sejak awal ruang gerak yang disetujui atasan pengguna dan bagian keuangan.
Bila ada perubahan, terbitkan surat revisi dengan tanggal baru. Jangan hanya menyetujui lewat chat.
Catat alasan perubahan agar keputusan serupa di masa depan konsisten.
Jika permintaan di luar rentang golongan, lebih baik menolak dengan sopan daripada merusak struktur upah.

Bila kandidat akhirnya menolak, kirim jawaban yang menghargai waktunya. Cara menyampaikan penolakan yang baik juga berlaku ke arah sebaliknya, seperti dibahas di panduan pesan penolakan kandidat.

Daftar periksa sebelum menekan tombol kirim

[ ] Judul jabatan sama dengan uraian jabatan dan iklan lowongan.
[ ] Status kerja jelas; tidak ada masa percobaan untuk PKWT.
[ ] Upah pokok dan tunjangan tertulis terpisah, sesuai rentang golongan.
[ ] Tanggal mulai, lokasi, dan jam kerja tercantum.
[ ] Benefit yang ditulis memang berlaku saat ini.
[ ] Syarat sebelum bergabung tertulis lengkap.
[ ] Batas waktu jawaban dan kontak HR tercantum.
[ ] Ada kalimat penghubung ke perjanjian kerja dan peraturan perusahaan.
[ ] Persetujuan internal sudah tercatat sebelum surat dikirim.

Kompetensi HR di balik dokumen yang rapi

Surat penawaran kerja terlihat sederhana, tetapi menyusunnya butuh pemahaman lintas bidang: analisis jabatan, pengupahan, aturan hubungan kerja, dan komunikasi dengan kandidat. Kompetensi ini termasuk area yang dibahas dalam skema sertifikasi human capital. Tim yang ingin memperkuat proses rekrutmen dapat meninjau program sertifikasi HR BNSP di Rindu Tenang Indonesia, lalu memeriksa skema dan persyaratan yang berlaku sebelum mendaftar.

Mulailah dari satu langkah kecil: ambil template surat penawaran yang sedang dipakai, cocokkan dengan daftar periksa di atas, lalu perbaiki bagian yang belum jelas. Dokumen yang tepat sejak awal mengurangi perdebatan di bulan pertama kerja.

Surat Penawaran Kerja (Offering Letter): Isi, Contoh, dan Batasnya bagi HR