Lembur Karyawan: Cara Hitung Upah Lembur & Aturan yang Wajib HR Tahu

Jam menunjukkan pukul 19.30. Tim produksi masih di lantai pabrik karena order mendadak, dan supervisor bilang, "Nanti dihitung lemburnya, ya." Besoknya HR bingung: siapa yang menyuruh, berapa jam, dan dihitung pakai rumus apa? Skenario ini umum sekali di perusahaan Medan, dari pabrik di kawasan industri sampai kantor jasa.

Artikel ini membahas upah lembur dari sisi praktik HR: syarat sah lembur, batas waktunya, rumus hitung, contoh angka, dan administrasi yang perlu dirapikan. Rujukannya PP Nomor 35 Tahun 2021 tentang waktu kerja dan waktu istirahat. Angka di bawah adalah contoh ilustrasi. Untuk kasus khusus (sektor tertentu, perjanjian kerja bersama, atau sengketa), cek ke Disnaker setempat atau penasihat hukum. Tulisan ini bukan nasihat hukum.

Apa itu lembur dan kapan dianggap lembur

Lembur adalah waktu kerja yang melebihi waktu kerja normal. Waktu kerja normal menurut aturan ketenagakerjaan adalah 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja. Kerja di hari istirahat mingguan atau hari libur resmi juga masuk hitungan lembur.

Poin penting: lembur bukan sekadar "pulang telat". Kalau karyawan bertahan di kantor tapi tidak diminta bekerja, itu bukan lembur. Sebaliknya, kerja dari rumah atas permintaan atasan di luar jam normal bisa masuk kategori lembur kalau memang ada perintahnya.

Syarat lembur yang sah

PP 35/2021 mengatur beberapa syarat dasar. Pengusaha yang mempekerjakan karyawan melebihi waktu kerja normal wajib memenuhi:

• Ada persetujuan karyawan yang bersangkutan.
• Ada perintah tertulis dari pengusaha, dan karyawan yang bersangkutan memiliki salinannya.
• Membayar upah lembur.
• Menyediakan makanan dan minuman bergizi bila lembur 4 jam atau lebih (makanan dan minuman ini tidak boleh diganti dengan uang).

Banyak perusahaan lupa soal perintah tertulis. Praktiknya bisa sederhana: formulir surat perintah lembur (SPL) yang ditandatangani atasan dan disetujui HR sebelum lembur dimulai, bukan setelahnya.

Batas waktu lembur

Waktu kerja lembur paling lama 4 jam dalam 1 hari dan 18 jam dalam 1 minggu. Ketentuan ini tidak berlaku pada sektor usaha atau pekerjaan tertentu yang diatur terpisah. Jadi, kalau pabrik Anda berada di sektor yang punya aturan khusus, pastikan dulu ketentuan yang berlaku.

Dari sisi K3, batas ini juga masuk akal. Kelelahan meningkatkan risiko kecelakaan, apalagi untuk operator mesin, forklift, atau kendaraan. Kami pernah membahasnya di artikel manajemen kelelahan kerja shift di K3.

Cara menghitung upah lembur

Dasar hitungnya adalah upah sejam, yaitu 1/173 dari upah sebulan. Kalau upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap, dasar hitungnya 100 persen dari upah tersebut. Kalau upah terdiri dari upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap, lalu upah pokok plus tunjangan tetap kurang dari 75 persen total upah, maka dasar hitungnya 75 persen dari total upah. Perhatikan komposisi upah di perjanjian kerja masing-masing.

Lembur di hari kerja biasa

• Jam lembur pertama: 1,5 kali upah sejam.
• Jam lembur kedua dan seterusnya: 2 kali upah sejam.

Lembur di hari istirahat mingguan dan hari libur resmi

Untuk 6 hari kerja dalam seminggu (waktu kerja 7 jam per hari):

• 7 jam pertama: 2 kali upah sejam.
• Jam kedelapan: 3 kali upah sejam.
• Jam kesembilan dan seterusnya: 4 kali upah sejam.

Untuk 5 hari kerja dalam seminggu (waktu kerja 8 jam per hari), pola lonjakannya bergeser:

• 8 jam pertama: 2 kali upah sejam.
• Jam kesembilan: 3 kali upah sejam.
• Jam kesepuluh dan seterusnya: 4 kali upah sejam.

Kalau hari libur resmi jatuh pada hari kerja terpendek di 5 hari kerja, ada penyesuaian pada jam-jamnya. Cek langsung ke teks PP 35/2021 dan konfirmasi ke Disnaker bila perusahaan memakai pola yang tidak biasa.

Contoh hitungan

Misalkan seorang staf admin dengan upah sebulan (pokok plus tunjangan tetap) Rp5.190.000.

Upah sejam = Rp5.190.000 / 173 = Rp30.000.

Hari kerja biasa, lembur 3 jam:

Kalau lembur 3 jam dilakukan di hari istirahat mingguan (jam pertama sampai ketiga masih di bawah 7 jam), maka 3 x 2 x Rp30.000 = Rp180.000. Angkanya jelas beda, dan di sinilah salah hitung sering terjadi.

Angka di atas hanya contoh. Pakai data upah riil perusahaan Anda dan pastikan komponen upahnya sesuai definisi di perjanjian kerja.

Administrasi lembur yang rapi

HR yang rapi biasanya punya alur sederhana seperti ini:

1. Atasan mengisi SPL: nama, tanggal, jam mulai, jam selesai rencana, alasan, dan pekerjaan yang akan dikerjakan.
2. HR memeriksa batas 4 jam per hari dan 18 jam per minggu sebelum menyetujui.
3. Karyawan menandatangani tanda persetujuan.
4. Absensi mencatat jam mulai dan selesai lembur sebenarnya.
5. Di akhir periode, HR mencocokkan SPL dengan absensi sebelum payroll diproses.
6. Dokumen disimpan sesuai kebijakan retensi perusahaan.

Dokumen ini penting kalau ada perselisihan. Karyawan yang mengaku lembur tanpa SPL dan perusahaan yang menolak membayar tanpa bukti sama-sama berisiko kalah di mediasi.

Kesalahan umum seputar lembur

• Lembur "dipaketkan" dalam tunjangan. Memberi tunjangan tetap sebagai pengganti lembur tidak otomatis sah. Jika karyawan memang bekerja di luar jam normal atas perintah, lembur tetap harus dihitung sesuai ketentuan.
• Lembur tanpa SPL. Kebiasaan ini menyulitkan HR menelusuri kebenaran jam kerja.
• Pembulatan seenaknya. Tetapkan aturan pembulatan menit di kebijakan tertulis, lalu terapkan konsisten ke semua karyawan.
• Mengabaikan batas jam. Tim yang rutin lembur 5 sampai 6 jam per hari sebetulnya sinyal masalah perencanaan beban kerja, bukan prestasi.
• Lupa makan minum. Untuk lembur 4 jam atau lebih, penyediaan makanan dan minuman termasuk kewajiban.

Kalau lembur sudah jadi kebiasaan, lihat dulu akar masalahnya. Analisis beban kerja karyawan membantu menjawab apakah masalahnya kekurangan orang, proses yang berbelit, atau target yang tidak realistis.

Siapa yang tidak berhak atas upah lembur

Ketentuan PP 35/2021 mengecualikan golongan jabatan tertentu dari ketentuan lembur, yaitu jabatan tertentu yang memiliki tanggung jawab sebagai pengambil kebijakan atau pelaksana kebijakan operasional perusahaan dan upah yang diterimanya sudah lebih tinggi. Nah, di sini sering terjadi salah kaprah. Jabatan "manajer" di kartu nama belum otomatis berarti terkecualikan. Yang menentukan adalah tanggung jawab riil dan kesepakatan di perjanjian kerja. Pastikan tertulis jelas.

Peran HR bersertifikat dalam urusan lembur

Perhitungan lembur terlihat sederhana, tapi di lapangan ada banyak kondisi: shift, libur nasional yang jatuh di hari kerja, komponen upah campuran, sampai pekerja paruh waktu. HR yang memahami regulasi dan sistem remunerasi akan jauh lebih tenang saat audit atau pemeriksaan pengawas ketenagakerjaan.

Kalau Anda ingin memperdalam kompetensi ini secara resmi, lihat program sertifikasi HR BNSP di Rindu Tenang Indonesia. Untuk jenjang pelaksana, baca panduan sertifikasi Human Capital Staff BNSP. Untuk yang mengelola struktur upah, artikel struktur dan skala upah perusahaan Medan juga relevan.

Checklist cepat untuk HR

• Kebijakan lembur tertulis sudah ada dan disosialisasikan.
• Formulir SPL standar dipakai semua departemen.
• Persetujuan karyawan terdokumentasi.
• Batas 4 jam per hari dan 18 jam per minggu dipantau.
• Rumus hitung dan komponen upah dasar sudah sesuai perjanjian kerja.
• Makan minum untuk lembur 4 jam atau lebih tersedia.
• Absensi dan SPL dicocokkan sebelum payroll.
• Jabatan yang dikecualikan dari lembur tercantum jelas dalam perjanjian kerja.

Penutup

Upah lembur bukan sekadar soal angka di slip gaji. Ia menyangkut kepercayaan karyawan, kepatuhan terhadap aturan, dan kesehatan operasional perusahaan. Mulailah dengan hal paling sederhana: SPL tertulis, rumus yang konsisten, dan batas jam yang dipantau. Sisanya mengikuti.

Butuh pendampingan untuk meningkatkan kompetensi tim HR atau mengurus sertifikasi profesi? Kunjungi rindutenangindonesia.id dan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda.