Analisis Beban Kerja Karyawan: Cara HR Menghitung Kebutuhan Tim

Seorang manajer operasional mengajukan permintaan tambah dua staf. Alasannya singkat: "Tim saya sudah kewalahan." Direktur bertanya balik, "Kewalahan seberapa, dan bagian mana?" Manajernya tidak punya jawaban selain kesan. Permintaan itu ditolak, timnya makin lelah, lalu dua bulan kemudian satu orang resign.

Cerita seperti ini umum di perusahaan menengah di Medan dan sekitarnya. Penyebabnya jarang soal pelit atau boros. Masalahnya ada pada dasar keputusan: perasaan lawan perasaan. Analisis beban kerja mengganti perasaan itu dengan catatan yang bisa diperiksa kedua pihak.

Artikel ini membahas cara melakukannya dengan alat sederhana. Cukup spreadsheet, dua minggu pencatatan, dan kesediaan HR duduk bareng tim. Cocok untuk HR staff, supervisor, atau pemilik usaha yang ingin keputusan tambah, kurangi, atau geser orang punya pegangan.

Apa yang Dimaksud Beban Kerja

Beban kerja adalah jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan satu jabatan atau satu unit dalam periode tertentu, diukur dengan waktu, volume, atau keduanya. Analisis beban kerja membandingkan angka itu dengan waktu kerja yang tersedia.

Tiga pertanyaan yang dijawab:

1. Apa saja tugas yang benar-benar dikerjakan jabatan ini, bukan yang tertulis di uraian jabatan?
2. Berapa lama tiap tugas, dan seberapa sering muncul?
3. Dari total itu, jumlah orang yang dibutuhkan berapa?

Perhatikan kata "benar-benar". Uraian jabatan sering tertinggal dari kenyataan. Staf admin yang di atas kertas mengurus surat menyurat bisa saja menghabiskan sepertiga harinya merekap laporan yang tidak diminta siapa pun secara resmi. Kalau Anda belum punya dokumen dasarnya, mulai dari cara menyusun uraian jabatan (job description).

Kapan Analisis Ini Dibutuhkan

Tidak semua keluhan butuh analisis formal. Lakukan saat ada salah satu tanda berikut:

• Permintaan tambah headcount datang tanpa data pendukung.
• Lembur menjadi kebiasaan di satu unit, sementara unit lain sering menganggur.
• Ada rencana ekspansi, misalnya buka cabang atau tambah lini produksi, dan Anda perlu memperkirakan kebutuhan orang.
• Terjadi restrukturisasi atau penggabungan unit.
• Turnover tinggi di satu bagian dan alasan keluar mengarah ke beban kerja.

Kalau keluhannya soal stres dan kelelahan, beban kerja hanya satu faktor. Pembahasan sisi kesehatannya ada di artikel manajemen stres kerja di perusahaan dan manajemen kelelahan kerja.

Langkah 1: Tentukan Unit yang Dianalisis

Jangan langsung menganalisis seluruh perusahaan. Pilih satu unit dengan masalah paling jelas, misalnya tim gudang, tim administrasi penjualan, atau tim customer service. Satu unit cukup untuk belajar metodenya, lalu diperluas.

Tulis batasannya: jabatan apa saja yang masuk, berapa orang saat ini, dan periode analisis. Dua minggu kerja biasanya cukup untuk pekerjaan harian. Kalau ada siklus bulanan seperti closing keuangan, tambahkan data satu siklus penuh supaya tidak terlewat.

Langkah 2: Daftar Semua Tugas dari Orang yang Mengerjakannya

Duduk bersama pemegang jabatan, bukan hanya atasannya. Atasan tahu apa yang diminta, pemegang jabatan tahu apa yang dikerjakan. Dua daftar itu sering berbeda.

Pisahkan tugas ke dalam tiga kelompok:

• Tugas inti. Alasan jabatan itu ada. Contoh untuk staf gudang: terima barang, tata simpan, siapkan pesanan.
• Tugas pendukung. Perlu tapi bukan inti, misalnya rekap stok mingguan atau cek kebersihan area.
• Tugas insidentil. Muncul tidak teratur, seperti membantu audit atau menyambut tamu.

Dari sini biasanya sudah ada temuan. Tugas yang tidak termasuk satu pun kelompok, misalnya laporan yang tidak dibaca siapa pun, adalah kandidat untuk dihapus sebelum bicara tambah orang.

Langkah 3: Catat Waktu dan Frekuensi

Ada tiga cara pengumpulan data. Pilih yang sesuai ukuran tim.

Kombinasi yang realistis: log harian untuk data utama, lalu wawancara untuk mengecek hal yang janggal. Format log cukup empat kolom: tanggal, tugas, durasi, jumlah (misal 12 surat, 30 pesanan).

Beri tahu tim sejak awal bahwa data ini dipakai untuk mengatur beban, bukan untuk menilai siapa yang lambat. Kalau mereka mengira ini alat pengawasan, catatannya akan dipoles dan hasilnya tidak bisa dipakai.

Langkah 4: Hitung Waktu Baku per Tugas

Dari log, ambil rata-rata durasi satu unit pekerjaan. Misalnya memproses satu pesanan butuh rata-rata 18 menit. Angka 18 menit ini contoh hitungan, bukan standar umum. Pakai angka dari catatan tim Anda sendiri.

Tambahkan kelonggaran untuk kebutuhan wajar: istirahat, ke kamar kecil, ibadah, interupsi kecil, dan kelelahan. Besaran kelonggaran berbeda tiap jenis pekerjaan. Pekerjaan fisik umumnya butuh kelonggaran lebih besar daripada pekerjaan meja. Tetapkan angka berdasarkan kesepakatan internal, dan tulis dasarnya supaya bisa dipertanggungjawabkan saat ditanya.

Rumus dasarnya:

Beban kerja per tugas = waktu baku x volume per periode
Total beban unit      = jumlah beban semua tugas
Kebutuhan orang       = total beban / waktu kerja efektif per orang

Langkah 5: Tentukan Waktu Kerja Efektif

Jangan langsung memakai seluruh jam kerja. Ketentuan waktu kerja di Indonesia, yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan dan perubahannya lewat PP 35 Tahun 2021, adalah 7 jam sehari untuk 6 hari kerja atau 8 jam sehari untuk 5 hari kerja, dengan batas 40 jam seminggu. Cek peraturan perusahaan dan regulasi terbaru sebelum memakainya sebagai dasar tertulis.

Dari jam itu, kurangi waktu yang tidak bisa dipakai untuk pekerjaan inti: rapat rutin, istirahat, dan cuti. Sisanya disebut waktu kerja efektif. Banyak organisasi memakai angka di kisaran 70 sampai 85 persen dari jam kerja, tetapi angka itu harus disesuaikan dengan kondisi Anda. Jangan menyalin angka dari perusahaan lain tanpa dasar.

Contoh Hitungan Sederhana

Contoh ini rekaan untuk memperlihatkan cara hitung, bukan data perusahaan nyata.

Tim administrasi penjualan mengerjakan tiga tugas utama dalam sebulan:

Totalnya sekitar 251 jam per bulan. Jika satu orang punya waktu efektif sekitar 130 jam per bulan (hasil hitungan jam kerja dikurangi cuti, rapat, dan kelonggaran), kebutuhan orang adalah 251 dibagi 130, yakni sekitar 1,9. Artinya dua orang pas, dan jika tim saat ini hanya satu orang, wajar bila ia kewalahan.

Sebaliknya, kalau timnya sudah empat orang dan hasilnya 1,9, ada pertanyaan lain: apakah dua orang sisanya mengerjakan hal yang tidak tercatat, atau memang ada kapasitas menganggur yang bisa digeser?

Membaca Hasil: Bukan Hanya Soal Tambah Orang

Angka kebutuhan orang tidak otomatis berarti rekrut. Ada beberapa jalur keputusan.

Hasilnya lebih besar dari jumlah orang sekarang. Sebelum rekrut, periksa dulu:

• Tugas yang bisa dihapus atau digabung, seperti laporan ganda.
• Tugas yang bisa diotomatisasi dengan spreadsheet atau fitur sistem yang sudah dimiliki.
• Pekerjaan yang salah tempat, misalnya manajer mengerjakan input data.
• Baru setelah itu, rekrut penuh waktu, kontrak, atau lembur terbatas.

Hasilnya mendekati jumlah orang sekarang. Beban pas. Pantau saja tiap semester.

Hasilnya lebih kecil. Ada kelebihan kapasitas. Opsi: pindahkan sebagian orang ke unit yang kekurangan, beri tugas pengembangan, atau tahan rekrutmen saat ada yang keluar. Jangan langsung bicara pengurangan karyawan. Prosesnya diatur ketat dalam hukum ketenagakerjaan dan butuh pertimbangan terpisah.

Soal lembur, PP 35 Tahun 2021 membatasi lembur paling lama 4 jam dalam sehari dan 18 jam dalam seminggu, dengan kewajiban upah lembur. Kalau unit Anda rutin mendekati batas ini, itu sinyal kuat bahwa persoalannya struktural, bukan musiman.

Kesalahan yang Sering Terjadi

1. Memakai satu minggu data yang kebetulan sepi. Ambil periode yang mewakili, termasuk puncak kerja.
2. Lupa pekerjaan yang tidak terlihat. Koordinasi, menjawab pertanyaan rekan, dan perbaikan kesalahan memakan waktu tapi jarang masuk log. Tambahkan kolom khusus untuk itu.
3. Mengukur orang tercepat sebagai standar. Pakai rata-rata dari beberapa orang yang cakap, bukan rekor terbaik.
4. Hasil analisis disimpan di laci. Tinjau ulang minimal tiap semester atau ketika proses berubah.
5. Mengabaikan kualitas. Waktu baku yang terlalu ketat mendorong orang memotong pemeriksaan. Satukan dengan indikator kualitas.

Hubungan dengan Penilaian Kinerja dan Pengembangan

Data beban kerja membuat penilaian kinerja lebih adil. Target yang ditetapkan tanpa tahu kapasitas hanya melahirkan keluhan. Dengan waktu baku, atasan bisa menyusun target realistis, dan karyawan punya dasar untuk berdiskusi saat targetnya tampak di luar jangkauan. Sisi penilaiannya dibahas di manajemen kinerja karyawan dan evaluasi KPI.

Hasil analisis juga memperlihatkan celah kompetensi. Kalau satu tugas butuh waktu jauh lebih lama dari yang seharusnya, mungkin masalahnya ada di keterampilan, bukan jumlah orang. Itu bahan untuk rencana pelatihan, misalnya lewat individual development plan.

Checklist Sebelum Mengajukan Hasil ke Manajemen

• Unit dan periode analisis tertulis jelas.
• Daftar tugas sudah dikonfirmasi pemegang jabatan dan atasan.
• Data waktu berasal dari catatan nyata, minimal dua minggu.
• Kelonggaran dan waktu efektif punya dasar tertulis.
• Tugas yang bisa dihapus atau diotomatisasi sudah dipetakan.
• Ada opsi keputusan (tambah, geser, rapikan proses) beserta konsekuensi biaya, bukan satu rekomendasi saja.
• Sudah dibahas dengan tim, supaya tidak ada kejutan.

Peran Kompetensi HR

HR yang terbiasa menghitung kebutuhan orang dengan data akan lebih dipercaya saat bicara dengan direksi. Kemampuan ini berdekatan dengan unit kompetensi seperti mengembangkan deskripsi penugasan (job description) dan job profile di skema Human Capital Supervisor, serta merancang model kompetensi dan menyusun grading jabatan di skema Human Capital Manager. Jika Anda ingin menguatkan kemampuan HR secara formal, pelajari sertifikasi Human Capital dan cek skema, biaya, serta persyaratan terbaru langsung di halaman tersebut. Untuk gambaran perbedaan jalurnya, baca juga perbedaan sertifikasi HR BNSP dan non-BNSP.

Butuh pendampingan menyusun metode di perusahaan Anda atau pelatihan untuk tim HR? Hubungi tim rindutenangindonesia.id dan ceritakan kondisi unit yang ingin Anda analisis.

Penutup

Tim yang kewalahan butuh bukti, bukan sekadar simpati. Dua minggu mencatat tugas dan durasi sudah cukup untuk mengubah pembicaraan dari "rasanya kurang orang" menjadi "unit ini butuh sekitar 1,9 orang, dan ini tiga tugas yang bisa dipangkas dulu". Mulai dari satu unit, rapikan formatnya, lalu perluas. Hasilnya bukan hanya keputusan rekrutmen yang lebih tepat, tapi juga kepercayaan tim bahwa keluhan mereka didengar dengan cara yang bisa diukur.