Panduan Menyusun Struktur dan Skala Upah Perusahaan di Medan

Banyak praktisi Human Resources (HR) dan pemilik usaha di Medan menghadapi dilema klasik saat menentukan gaji karyawan: karyawan lama merasa gajinya tersalip oleh rekrutan baru, perdebatan sengit muncul saat peninjauan kenaikan tahunan, atau manajemen bingung menetapkan tawaran gaji untuk posisi strategis. Situasi ini jamak terjadi di perusahaan keluarga, manufaktur kawasan industri, hingga bisnis jasa di Sumatera Utara yang belum memiliki sistem remunerasi terstruktur.

Ketiadaan sistem penggajian yang jelas bukan sekadar memicu kecemburuan sosial antar-karyawan. Dari sudut pandang regulasi ketenagakerjaan di Indonesia, perusahaan yang mempekerjakan karyawan tanpa memiliki pedoman pengupahan resmi berisiko terkena sanksi administratif saat pengawasan ketenagakerjaan berlangsung.

Menyusun struktur dan skala upah adalah solusi mendasar untuk menciptakan keadilan internal, menjaga daya saing eksternal, dan memenuhi kepatuhan hukum ketenagakerjaan. Panduan ini menguraikan tahapan teknis, dasar hukum, metode perhitungan praktis, hingga peran penting sertifikasi kompetensi HR dalam merancang sistem remunerasi yang sehat.

Dasar Hukum Kewajiban Struktur dan Skala Upah di Indonesia

Kewajiban pengusaha menyusun dan menerapkan struktur serta skala upah diatur tegas dalam peraturan perundang-undangan nasional. Regulasi utama yang menjadi payung hukum meliputi:

1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan beserta aturan perubahannya dalam Undang-Undang Cipta Kerja (Klaster Ketenagakerjaan).
2. Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan (sebagaimana diperbarui oleh Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2023).
3. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah.

Berdasarkan Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 Pasal 2, pengusaha wajib menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan:

• Golongan jabatan;
• Jabatan;
• Masa kerja;
• Pendidikan; dan
• Kompetensi.

Struktur dan skala upah ini wajib diberitahukan kepada seluruh pekerja secara perorangan, sekurang-kurangnya struktur dan skala upah pada golongan jabatan yang bersangkutan dengan pekerja tersebut. Dokumen ini juga menjadi salah satu lampiran wajib saat perusahaan mendaftarkan atau memperpanjang Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) ke Dinas Tenaga Kerja setempat, termasuk Dinas Ketenagakerjaan Kota Medan dan Disnaker Provinsi Sumatera Utara.

Mengapa Perusahaan di Medan Wajib Memiliki Struktur dan Skala Upah?

Bagi perusahaan yang beroperasi di sentra bisnis seperti Medan, Deli Serdang, Kawasan Industri Medan (KIM I, II, III), maupun KIM Star Tanjung Morawa, penerapan struktur dan skala upah memberikan manfaat nyata:

1. Menjamin Keadilan Internal (Internal Equity)

Setiap pekerjaan memiliki bobot tanggung jawab, kompleksitas tugas, dan risiko kerja yang berbeda. Evaluasi jabatan yang sistematis memastikan posisi dengan tanggung jawab lebih besar memperoleh imbalan yang proporsional dibanding posisi pelaksana.

2. Mempertahankan Bakat Terbaik dan Menekan Turnover

Karyawan berkinerja tinggi sering kali memutuskan pindah kerja bukan semata-mata karena nominal gaji awal, melainkan karena ketiadaan jenjang karir dan ketidakjelasan perkembangan penghasilan jangka panjang. Skala upah yang jelas memberikan kepastian proyeksi masa depan bagi karyawan.

3. Kepatuhan Hukum dan Mitigasi Risiko Audit Disnaker

Dalam inspeksi rutin oleh Pengawas Ketenagakerjaan Disnaker, ketiadaan dokumen struktur dan skala upah dapat berbuah sanksi administratif berupa teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi, hingga pembekuan izin usaha.

4. Pengendalian Biaya Tenaga Kerja (Labor Cost Control)

Bagi manajemen puncak dan divisi keuangan, struktur upah menetapkan batas bawah (upah minimum golongan) dan batas atas (upah maksimum golongan). Hal ini memudahkan proyeksi cash flow tahunan tanpa risiko pembengkakan anggaran mendadak.

Konsep Inti: Perbedaan Struktur Upah dan Skala Upah

Walaupun sering disebut sebagai satu kesatuan, struktur upah dan skala upah memiliki definisi teknis yang berbeda:

Langkah-Langkah Teknis Menyusun Struktur dan Skala Upah

Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 memperkenalkan beberapa pendekatan teknis yang dapat dipilih sesuai ukuran organisasi: metode rangking sederhana, metode dua titik, dan metode poin faktor. Berikut tahapan implementasi yang paling umum dan teruji di lingkungan industri:

Langkah 1: Melakukan Analisis Jabatan (Job Analysis)

Langkah awal adalah mengumpulkan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification) dari seluruh posisi yang ada di perusahaan. Dokumen ini mendeskripsikan secara objektif apa yang dikerjakan suatu posisi, wewenang yang dipegang, lingkungan kerja, serta kualifikasi minimal yang dituntut.

Langkah 2: Melakukan Evaluasi Jabatan (Job Evaluation)

Evaluasi jabatan menilai bobot relatif setiap posisi terhadap posisi lainnya di dalam perusahaan. Penilaian dilakukan terhadap jabatannya, bukan pada individu yang menjabat saat ini. Metode poin faktor (point system) adalah metode yang paling objektif dan paling sering diajarkan pada program sertifikasi Human Capital BNSP.

Faktor kompensasi (compensable factors) yang umumnya dinilai meliputi:

• Pengetahuan dan Keterampilan: Tingkat pendidikan formal minimal, pengalaman kerja relevan, keahlian teknis khusus.
• Kompleksitas Masalah: Tingkat kesulitan pemecahan masalah, variasi tugas harian, ketergantungan pada prosedur baku.
• Tanggung Jawab: Dampak finansial, kerahasiaan data, wewenang pengambilan keputusan, pengelolaan bawahan.
• Kondisi Kerja: Risiko keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan fisik (panas, bising, debu), tekanan waktu.

Setiap posisi diberi skor poin kumulatif, lalu dikelompokkan ke dalam beberapa tingkatan atau golongan jabatan (job grades).

Langkah 3: Menentukan Struktur Golongan Jabatan

Setelah setiap jabatan memiliki poin total, buat pengelompokan grade. Sebagai contoh:

• Grade 1 (Pelaksana / Helper / Operator Junior): Rentang poin 100 – 199
• Grade 2 (Operator Senior / Teknisi / Staf Administrasi): Rentang poin 200 – 299
• Grade 3 (Officer / Team Leader / Foreman): Rentang poin 300 – 399
• Grade 4 (Supervisor / Asisten Manajer): Rentang poin 400 – 499
• Grade 5 (Manajer / Head of Department): Rentang poin 500 – 599

Langkah 4: Menentukan Batas Upah Terendah dan Tertinggi (Skala Upah)

Dalam menentukan nominal rupiah, prinsip dasar yang tidak boleh dilanggar adalah: Upah terendah pada golongan jabatan paling bawah tidak boleh lebih kecil dari Upah Minimum Kota/Kabupaten (UMK) yang berlaku.

Untuk setiap golongan jabatan, tentukan:

1. Nilai Terendah (Minimum): Titik awal gaji bagi karyawan baru pada grade tersebut yang memenuhi kualifikasi standar.
2. Nilai Tengah (Midpoint): Tolok ukur gaji karyawan yang telah memenuhi kompetensi penuh dan berkinerja stabil.
3. Nilai Tertinggi (Maximum): Batas kompensasi maksimal untuk grade tersebut, biasanya dicapai oleh karyawan dengan masa kerja panjang dan kinerja istimewa.

Rentang sebaran (spread) antara batas minimum dan maksimum biasanya berkisar antara 20% hingga 50%, tergantung tingkat jabatan. Jabatan operasional umumnya memiliki spread lebih sempit (20% – 30%), sementara jabatan manajerial memiliki spread lebih lebar (40% – 50%).

Langkah 5: Memetakan Gaji Karyawan Eksisting (Plotting)

Petakan seluruh gaji pokok aktual karyawan ke dalam tabel skala upah baru. Ada tiga kondisi yang umumnya ditemukan:

• Karyawan Hijau (Green Circle): Gaji aktual berada di bawah batas minimum grade-nya. Solusi: Lakukan penyesuaian gaji secara bertahap menuju batas minimum baru.
• Karyawan Normal: Gaji aktual berada di dalam rentang minimum dan maksimum. Solusi: Dipertahankan, kenaikan tahunan disesuaikan dengan evaluasi performa.
• Karyawan Merah (Red Circle): Gaji aktual berada di atas batas maksimum grade-nya. Solusi: Jangan menurunkan upah pokok (karena melanggar regulasi). Tahan kenaikan gaji pokok sementara waktu dan berikan penghargaan dalam bentuk bonus kinerja atau pertimbangkan promosi ke grade lebih tinggi jika kompetensinya mencukupi.

Contoh Format Struktur dan Skala Upah Sederhana

Berikut ilustrasi struktur dan skala upah perorangan untuk kategori upah pokok bulanan di unit operasional bisnis:

Catatan: Angka di atas adalah model ilustrasi teknis untuk memudahkan visualisasi struktur skala upah, bukan acuan tarif baku bagi entitas usaha tertentu.

Keterkaitan Kompetensi HR BNSP dengan Pengupahan

Merancang struktur dan skala upah membutuhkan pemahaman metodologi kuantitatif, analisis statistik dasar, serta kecakapan negosiasi industrial. Kemampuan ini menjadi salah satu pilar utama yang diuji dalam skema sertifikasi kompetensi Human Capital Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).

Dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) Bidang Manajemen Sumber Daya Manusia, unit kompetensi terkait pengelolaan sistem pengupahan menjadi kompetensi inti, khususnya bagi level:

• Human Capital Supervisor: Diharapkan mampu mengumpulkan data analisis jabatan, mengadministrasikan evaluasi jabatan, dan melakukan kalkulasi teknis rentang skala upah.
• Human Capital Manager: Diharapkan mampu menetapkan strategi kompensasi dan benefit, menyelaraskan anggaran remunerasi dengan rencana bisnis perusahaan, serta memimpin konsultasi pengupahan dengan serikat pekerja atau perwakilan karyawan.

Bagi praktisi HR di Medan yang ingin menguasai keterampilan ini secara terstandar dan memperoleh pengakuan profesi resmi, mengikuti program pendampingan dan asesmen sertifikasi kompetensi Human Capital Supervisor dan Manager merupakan langkah pengembangan karir yang tepat. Anda juga dapat mempelajari panduan sertifikasi terkait lainnya, seperti biaya, syarat, dan alur sertifikasi Human Capital BNSP serta memahami perbedaan sertifikasi HR BNSP dan Non-BNSP.

Tantangan Umum Implementasi di Lapangan dan Solusinya

Penerapan skala upah kerap memicu resistensi jika tidak dikomunikasikan secara transparan. Berikut kendala yang kerap dijumpai beserta solusinya:

1. Resistensi Akibat Bias Subjektif

• Masalah: Manajer departemen memprotes peringkat jabatan bawahannya yang dinilai terlalu rendah dibanding departemen lain.
• Solusi: Bentuk Tim Penilai Jabatan lintas fungsi (terdiri dari perwakilan HR, Finance, dan Operasional). Gunakan instrumen poin faktor dengan kriteria penilaian tertulis yang terstandar agar proses evaluasi berjalan transparan dan bebas favoritisme.

2. Keterbatasan Anggaran Penyesuaian Gaji

• Masalah: Anggaran kas perusahaan tidak mencukupi untuk menaikkan seluruh karyawan green circle ke batas terendah dalam satu waktu sekaligus.
• Solusi: Susun rencana transisi bertahap, misalnya penyesuaian dicicil dalam kurun waktu 12 hingga 24 bulan berdasarkan prioritas selisih terbesar dan riwayat kontribusi kerja.

3. Kebocoran Informasi dan Kecemburuan Antar-Karyawan

• Masalah: Karyawan saling membandingkan nominal gaji pokok spesifik yang memicu gesekan personal di ruang kantor.
• Solusi: Edukasikan karyawan mengenai konsep kerahasiaan nominal gaji perorangan, namun transparan dalam membagikan struktur grade dan kriteria penilaian. Karyawan berhak mengetahui batas bawah dan atas grade mereka sendiri tanpa perlu melihat nominal spesifik rekan kerjanya.

Kesimpulan

Menyusun struktur dan skala upah bukan sekadar pemenuhan formalitas regulasi ketenagakerjaan, melainkan investasi strategis dalam membangun fondasi tata kelola sumber daya manusia yang adil, berkelanjutan, dan produktif. Bagi perusahaan di wilayah Medan dan sekitarnya, kejelasan sistem pengupahan menjadi daya tarik kuat dalam merekrut serta mempertahankan talenta-talenta terbaik di era persaingan industri saat ini.

Bagi Anda praktisi HR, pemilik bisnis, atau pimpinan departemen yang ingin membenahi tata kelola human capital, meningkatkan kompetensi personal tim, maupun menyelenggarakan program pengembangan SDM komprehensif, ekosistem layanan di rindutenangindonesia.id menyediakan program konsultasi, pelatihan, dan pendampingan sertifikasi profesi resmi untuk mendukung kemajuan organisasi Anda.